Si vous utilisez Word régulièrement, configurer correctement l’interface de ce traitement de texte va vous permettre de gagner de précieuses secondes, en organisant les menus selon les commandes les plus souvent utilisées.
Le ruban est la barre d’outils située en haut de Microsoft Word, PowerPoint et Excel, ainsi que d’autres applications Microsoft. Le ruban est composé d’onglets qui affichent les outils associés. Cela rend tous les outils facilement accessibles, quel que soit le type de projet ou d’appareil sur lequel vous travaillez. Néanmoins, il est possible de personnaliser le ruban afin qu’il soit en adéquation avec la façon dont vous vous servez de Word, plus précisément en organisant les onglets et les commandes dans l’ordre qui vous convient, en masquant ou en affichant le ruban, en retirant les commandes peu utilisées ou en créant de nouveaux onglets contenant celles dont vous vous servez souvent.
L’affichage du ruban
Quand vous démarrez Word, le ruban affiche par défaut l’onglet Accueil. Pour masquer le ruban, il suffit de cliquer sur la flèche située en bas à droite du bandeau. Une fois l’opération effectuée, vous ne pouvez désormais voir que le nom des différents onglets, mais plus les commandes qu’ils comportent. Pour afficher à nouveau les commandes du ruban, cliquez sur n’importe quel onglet. Le bandeau apparaît alors de manière temporaire. Faites un clic sur l’icône en forme d’épingle dans le coin inférieur droit pour qu’il reste à l’écran de façon permanente.
Des onglets personnalisés
Il est possible de modifier l’ordre des onglets, d’en ajouter, de les masquer ou les supprimer. Pour cela, commencez par placer le curseur de la souris dans un espace vide du ruban et faites un clic droit. Un menu apparaît, choisissez Personnaliser le ruban. Une fenêtre avec les options Word s’affiche.
- Pour modifier l’ordre des onglets : sélectionnez l’onglet de votre choix d’un clic dans la partie de droite et utilisez les flèches pour le déplacer à l’endroit que vous désirez (la flèche du haut décale l’onglet vers la gauche et la flèche du bas vers la droite). Validez avec OK.
- Pour ajouter un onglet personnalisé : cliquez sur l’onglet en dessous duquel vous souhaitez que l’onglet personnalisé apparaisse, puis faites un clic sur le bouton Nouvel onglet. Celui-ci s’affiche à l’endroit choisi, validez avec OK.
- Pour masquer un onglet, il suffit de décocher la case correspondante dans les options Word, puis de valider.
- Pour supprimer un onglet : faites un clic sur l’onglet que vous voulez faire disparaître, cliquez sur le bouton Supprimer puis validez. Seuls les onglets personnalisés peuvent être supprimés, pas les onglets par défaut.
- Pour renommer un onglet : choisissez l’onglet à renommer en cliquant dessus, cela peut être un onglet personnalisé ou un onglet par défaut. Cliquez ensuite sur le bouton Renommer. Une petite fenêtre apparaît, écrivez la nouvelle appellation et cliquez sur OK. Validez le tout par un clic sur OK en bas de la fenêtre des options Word.
Si le ruban n’apparaît pas
Si le ruban n’apparaît pas du tout (aucun onglet n’est visible), c’est sûrement que vous l’avez masqué automatiquement. Dans la partie supérieure droite de l’écran, sélectionnez l’icône représentant des points de suspension. Cette opération restaure temporairement le ruban. Double-cliquez sur un onglet du ruban, ou appuyez sur Ctrl + F1 pour réduire le ruban si vous avez besoin d’afficher une plus grande partie de votre document. Pour afficher de nouveau le ruban, double-cliquez sur un de ses onglets ou appuyez sur Ctrl + F1.
Les Groupes
Chaque onglet est divisé en plusieurs groupes, chacun comprenant un certain nombre de commandes généralement ayant un rapport entre elles. Le nom des groupes est inscrit en bas dans le ruban. De la même façon que pour les onglets, il est possible d’ajouter un ou plusieurs groupes personnalisés en cliquant sur Nouveau groupe, de changer leur nom (bouton Renommer), de les déplacer avec les flèches ou de les faire disparaître d’un clic sur le bouton Supprimer. Validez vos opérations avec OK. Vous avez maintenant la possibilité d’intégrer des commandes personnalisées aux groupes que vous avez créés. Pour cela, cliquez sur un groupe, parcourez la liste des commandes dans la partie de gauche, sélectionnez celle qui vous intéresse, puis cliquez sur Ajouter. Validez avec OK. Les commandes personnalisées, en suivant la même méthode que pour les onglets et les groupes personnalisés, peuvent être renommées, déplacées ou supprimées.
Exportez et transférez votre personnalisation
Le principe d’export de vos personnalisations vous permet de créer un fichier dans lequel sont stockés tous les changements que vous avez opérés sur le ruban de Word. Pour y parvenir, il suffit de cliquer sur le bouton Importer/Exporter, puis sur Exporter toutes les personnalisations. L’Explorateur de fichiers s’ouvre, choisissez l’emplacement de destination du fichier de personnalisation, puis cliquez sur Enregistrer. Une fois de retour sur la fenêtre principale des options Word, validez avec OK. Vous pouvez déplacer ce fichier vers un autre ordinateur et importer les paramètres Word. Pour cela, une fois le fichier transféré (par e-mail, espace cloud, clé USB, etc.) sur la machine cible, lancez Word. Dans le menu de personnalisation du ruban, cliquez sur Importer/Exporter, puis sur Importer un fichier de personnalisation. Une fois la fenêtre de l’Explorateur de fichiers affichée, localisez l’emplacement du fichier, faites-y un clic droit et choisissez la commande Ouvrir. Rien de plus simple pour rester efficace en conservant tous vos paramètres de menus sur différents ordinateurs.
Comment réinitialiser l’interface de Word ?
Si vous souhaitez revenir à la présentation d’origine d’un ou plusieurs onglets, cliquez sur le bouton Réinitialiser. Vous avez le choix entre réinitialiser les personnalisations pour l’onglet sélectionné ou bien pour toutes les personnalisations effectuées jusque-là dans Word. Validez avec OK.
