Gagner du temps avec Excel avec les outils de données

La saisie de données, souvent répétitive, peut parfois s’avérer laborieuse. L’onglet Données d’Excel propose différents outils qui peuvent vous permettre de faciliter la saisie et le tri de données au sein d’un tableau. Un tour d’horizon des fonctionnalités clés de cette rubrique vous fera probablement gagner un temps précieux…

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Le premier outil de l’onglet Données > Outils de données est dénommé Convertir. Il permet de distribuer dans plusieurs cellules des données saisies dans une seule ou encore de réunir dans une cellule des données présentes dans plusieurs colonnes. Cette fonctionnalité s’applique généralement à des listes de données brutes séparées par des caractères virgule, point-virgule ou d’autres séparateurs (tabulation, espace, etc.).

Remplissage instantané

La fonctionnalité Remplissage Instantané (ou Flash Fill) autorise la saisie semi-automatique de données lorsqu’un modèle est détecté par Excel.

À titre d’exemple, nous allons raisonner sur la colonne A, qui contient le prénom et le nom de plusieurs personnes. Nous allons utiliser le remplissage instantané pour recopier dans la colonne B le prénom (mais pas le nom) de chaque cellule. Entrez le prénom Louise dans la cellule B1. Ce prénom correspond à celui qui se trouve dans la cellule A1 (qui contient le prénom et le nom de famille). Commencez à taper le prochain prénom dans la cellule B2. Excel remplit automatiquement la cellule courante et les cellules suivantes en isolant les prénoms. Si cela vous convient, appuyez simplement sur la touche Entrée pour accepter la liste.

Vous pouvez également utiliser les commandes du ruban Office pour parvenir au même résultat: entrez le premier prénom dans la cellule B1, cliquez sur la cellule B2 puis cliquez sur l’icône Remplissage dans le groupe Édition situé sous l’onglet Accueil. Sélectionnez pour terminer la commande Remplissage instantané proposée dans le menu déroulant. Vous pouvez bien évidemment appliquer ce principe aux noms de famille ou autres données de votre feuille de calcul.

Choisir le bon séparateur de conversion

Pour séparer ou fusionner correctement des données, Excel ouvre une première fenêtre permettant de préciser la logique de structuration des données dans le fichier importé. À cette étape, vous devez notamment indiquer si la longueur de chaque champ est fixe ou délimitée par un caractère spécial tel qu’une tabulation, un espace, un point-virgule ou une virgule ou un autre caractère afin que celui-ci les sépare en conséquence.

Supprimez les doublons

Parfois, les données en double sont utiles, mais à d’autres occasions, elles ne font que compliquer la compréhension de vos données. Servez-vous de la mise en forme conditionnelle d’Excel pour rechercher et mettre en évidence des données en double. Lorsque vous utilisez la fonctionnalité Supprimer les doublons, les données en double sont supprimées de façon définitive. Avant de supprimer les doublons, il est conseillé de copier les données originales dans une autre feuille de calcul de façon à ne pas perdre les informations initiales.

Gérer les doublons en quelques clics

Sélectionnez la plage de cellules contenant les valeurs en double que vous voulez supprimer. Depuis l’onglet Données, dans le groupe Outils de données cliquez sur Supprimer les doublons. Dans la fenêtre qui s’affiche, sous Colonnes, activez ou désactivez les colonnes dans lesquelles vous souhaitez supprimer les doublons. Vous pouvez également stipuler que vos colonnes ont des en-têtes afin que ces doublons-là ne soient pas pris en compte.

Validation de données

La validation des données permet de limiter le type de données ou les valeurs que les utilisateurs peuvent entrer dans une cellule. Une des utilisations les plus courantes de la validation des données consiste à proposer une liste déroulante pour automatiser la saisie des données. Ceci étant, d’autres possibilités sont offertes : il est par exemple possible d’utiliser la validation des données pour calculer la valeur maximale autorisée dans une cellule sur la base d’une valeur précisée ailleurs dans le classeur.

La validation des données s’avère particulièrement utile quand vous partagez un classeur avec d’autres personnes. Cette fonctionnalité vous permet de renforcer l’exactitude et la cohérence des données saisies par vos collaborateurs. Il est même possible d’informer l’utilisateur en affichant un message d’aide ) la saisie. De même, une saisie erronée peut faire l’objet de l’affichage d’un message bloquant ou non : l’utilisateur est contraint de saisir une donnée valide, il peut néanmoins appuyer sur la touche ESC du davier pour annuler sa saisie.

Validation par des formules

Le processus de validation de données peut faire intervenir des formules de calcul. Par exemple, dans le cas d’une liste d’e-mails, il est possible d’avoir recours à une formule qui permet de signaler comme fausses les données ne contenant pas le symbole @.