Maîtriser les mises en forme conditionnelles d’Excel

L’un des aspects les plus importants d’un tableau Excel est sa lisibilité. Il peut s’avérer long d’effectuer une mise en page pour mettre en valeur les données les plus pertinentes ; surtout lorsque le fichier est fait pour être réutilisé et les valeurs destinées à évoluer !

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Heureusement, le principe de la mise en forme conditionnelle vous permet de mettre en place de nombreux automatismes d’affichage…

La mise en forme conditionnelle facilite la mise en évidence de certaines valeurs ou l’identification de cellules particulières. Elle modifie l’apparence d’une plage de cellules en fonction d’une condition (ou d’un critère). Vous pouvez utiliser la mise en forme conditionnelle pour mettre en surbrillance des cellules qui contiennent des valeurs correspondant à une condition ou encore mettre en forme l’ensemble d’une plage de cellules et faire varier la mise en forme en fonction de l’évolution des valeurs de chacune des cellules.

Appliquez une mise en forme conditionnelle à du texte

Sélectionnez la plage de cellules, le tableau ou l’ensemble de la feuille où vous voulez appliquer une mise en forme conditionnelle. Sous l’onglet Accueil, cliquez sur Mise en forme conditionnelle, cliquez sur Règles de mise en surbrillance des cellules, puis sur Texte. Dans la zone à compléter, tapez le texte que vous souhaitez mettre en surbrillance, puis cliquez sur OK. Vous pouvez aussi créer une règle de mise en forme conditionnelle personnalisée. Sélectionnez la plage de cellules, cliquez sur Mise en forme conditionnelle, puis sur Nouvelle règle. Sélectionnez un style (par exemple, une nuance de 3 couleurs), les conditions souhaitées, puis cliquez sur OK.

Appliquez la mise en forme conditionnelle à des cellules

De la même façon que pour du texte, sélectionnez les cellules concernées. Cliquez sur Mise en forme conditionnelle, puis Règles de mise en surbrillance des cellules, puis sur Valeurs en double. Dans le menu contextuel dans la plage sélectionnée, cliquez sur Unique ou En double. Vous pouvez copier la mise en forme conditionnelle dans d’autres cellules. Sélectionnez la cellule contenant la mise en forme conditionnelle à copier. Sous l’onglet Accueil, cliquez sur Mise en forme, Reproduire la mise en forme, puis sélectionnez les cellules dans lesquelles copier la mise en forme conditionnelle.

Utilisez une formule pour appliquer une mise en forme conditionnelle

L’ajout de votre propre formule à une règle de mise en forme conditionnelle optimise votre productivité en vous permettant d’accomplir des choses non permises par les règles prédéfinies. Prenons un cas pratique : vous effectuez un suivi du règlement de prestations, vous désirez mettre en évidence les règlements à venir ainsi que les règlements effectués.

Excel - Mise en forme conditionnelle

Pour créer la première règle

Sélectionnez les cellules A2 à A7. Pour cela, faites glisser le pointeur de A2 vers A7. Sous l’onglet Accueil, cliquez sur Mise en forme conditionnelle/Nouvelle règle. Dans la zone Style, choisissez Classique. Sous la zone Classique, sélectionnez Appliquer une mise en forme uniquement aux valeurs figurant parmi les valeurs les moins/plus élevées, puis remplacez cette option par Utiliser une formule pour déterminer à quelles cellules la mise en ferme sera appliquée. Dans la zone suivante, tapez la formule : =A2>AUJOURDHUI(). La formule utilise la fonction AUJOURDHUI pour déterminer si les dates dans la colonne A sont postérieures à aujourd’hui (dans le futur). Si c’est le cas, les cellules sont mises en forme. Dans la zone Mettre en forme avec, choisissez Format personnalisé. Dans la boîte de dialogue Format de cellule, cliquez sur l’onglet Police. Dans la zone Couleur, sélectionnez Rouge. Dans la zone Style de police, sélectionnez Gras. Cliquez sur OK à plusieurs reprises pour fermer toutes les boîtes de dialogue. La mise en forme est appliquée à la colonne A.

Pour créer la deuxième règle

Sélectionnez les cellules C2 à C7. Sous l’onglet Accueil, cliquez sur Mise en forme conditionnelle/Nouvelle règle. Dans la zone Style, choisissez Classique. Sous la zone Classique, sélectionnez Appliquer une mise en forme uniquement aux valeurs figurant parmi les valeurs les moins/plus élevées, puis remplacez cette option par Utiliser une formule pour déterminer à quelles cellules la mise en forme sera appliquée. Dans la zone suivante, tapez la formule: =C2= »0″. La formule effectue un test pour déterminer si les cellules dans la colonne C contiennent « 0 » (les guillemets entourant le  » 0  » indiquent à Excel qu’il s’agit de texte). Si c’est le cas, les cellules sont mises en forme. Dans la zone Mettre en forme avec, cliquez sur Format personnalisé. Dans la partie supérieure, cliquez sur l’onglet Police. Dans la zone Couleur, sélectionnez Blanc. Dans la zone Style, sélectionnez Gras. Dans la partie supérieure, cliquez sur l’onglet Remplissage, puis pour Couleur arrière-plan, sélectionnez Vert. Cliquez sur OK à plusieurs reprises pour fermer toutes les boîtes de dialogue. La mise en forme est appliquée à la colonne C.

Modifiez une règle de mise en forme conditionnelle

Vous pouvez personnaliser les règles par défaut pour les mises en forme conditionnelles comme bon vous semble. Vous pouvez modifier les opérateurs de comparaison, les seuils, les couleurs et les icônes. Cliquez dans la plage qui contient la règle de mise en forme conditionnelle à modifier. Sous l’onglet Accueil, cliquez sur Mise en forme conditionnelle, puis sur Gérer les règles. Sélectionnez la règle, puis cliquez sur Modifier la règle. Effectuez les modifications souhaitées, cliquez sur OK, puis de nouveau sur OK. Vous pouvez supprimer les mises en forme conditionnelles dont vous n’avez plus besoin. Cliquez dans la plage qui contient la règle de mise en forme conditionnelle à modifier. Sous l’onglet Accueil, cliquez sur Mise en forme conditionnelle, puis sur Gérer les règles. Sélectionnez la règle, puis cliquez sur l’icône dans le coin inférieur gauche.

Les différents types de mise en forme conditionnelle (MFC) prédéfinies

Les différents types de mise en forme conviendront chacune à une situation particulière, à vous de choisir la meilleure selon la sémantique de vos données.

Règles de mise en surbrillance des cellules

Cette première catégorie de mises en forme conditionnelles permet de mettre en évidence des cellules en comparant leur contenu à des valeurs particulières choisies.

Règles des valeurs plus/moles élevées

Cette catégorie de mises en forme conditionnelles permet de mettre en relief des cellules en les situant par rapport à l’ensemble des valeurs de la plage de cellules sélectionnée.

Barre de données

Cette catégorie de mises en forme conditionnelles affecte à chaque cellule une barre de couleur proportionnelle à la valeur contenue dans la cellule.

Nuances de couleurs

Ces MFC permettent de visualiser les données grâce à des dégradés de couleurs en fonction de la distribution des valeurs à l’intérieur de la plage de cellules sélectionnée.

Jeux d’icônes

Cette dernière catégorie de MFC affecte à chaque cellule une icône significative indiquant comment se situe la valeur de chaque cellule par rapporta l’ensemble des valeurs de la plage.