Maîtriser l’outil de recherche de Word

Nettoyer un document Word contenant des sauts de page inutiles, des noms de personnes mal orthographiés ou des caractères parasites est une opération longue et fastidieuse.

Sauf si vous mettez l’outil Rechercher-Remplacer du traitement de texte de Microsoft à contribution pour faire le travail à votre place.

Modifiez un terme mal orthographié

Ouvrez le document Word à corriger et cliquez sur la commande Remplacer dans la section Édition de l’onglet Accueil.

Saisissez le mot à rectifier dans Rechercher et indiquez l’intitulé qui lui sera substitué dans le champ Remplacer.

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Cliquez sur le bouton Rechercher suivant pour accéder à la première occurrence, puis sur Remplacer. Cliquez ensuite sur l’occurrence suivante. Si vous êtes sûr de vous, utilisez l’option Remplacer tout. Word examinera alors l’ensemble du document et procédera aux changements nécessaires sans solliciter votre intervention.

Trouver les capitales oubliées

Si une majuscule manque au début d’un nom propre cité en de multiples endroits du document (paris au lieu de Paris, par exemple), cliquez sur le bouton Plus>> en bas à gauche de la fenêtre de recherche.

Dans les options qui s’affichent, cochez la case Respecter la casse, renseignez les champs Rechercher (paris) et Remplacer par (Paris) et procédez à la substitution.

L’auteur a fait un usage immodéré des préfixes (cyber, super…) ? Activez la case Préfixe dans le volet d’options, tapez super dans Remplacer et laissez vierge le champ Remplacer par. Cliquez sur Remplacer tout : les “supersympa” et “supertendance” laissent place à de plus sobres sympa et tendance.

Supprimez les caractères parasites

Le copier-coller depuis Internet ou un document PDF s’accompagne parfois d’anomalies : caractères accentués remplacés par des symboles, ponctuation aberrante.

Sélectionnez une portion de texte où apparaissent des sauts de paragraphe inutiles qui coupent les phrases tous les quatre ou cinq mots. Cliquez dans le champ Rechercher. Déroulez le menu Spécial au bas du volet d’options et cliquez sur Marque de paragraphe. N’indiquez rien dans le champ Remplacer par et cliquez sur Remplacer tout. Pour restaurer les “à” ou les “ê” disparus, copiez le symbole qui leur a été substitué dans Rechercher et le caractère accentué dans Remplacer par.

Modifiez la mise en forme

Si certains paragraphes sont mal alignés, ferrés à gauche par exemple alors que vous les souhaiteriez justifiés, ouvrez le menu Remplacer. Cliquez sur Plus >> puis dans la zone de saisie Rechercher, déroulez le menu Format au bas de la fenêtre. Choisissez la commande Paragraphe et l’option Gauche dans le menu Alignement. Cliquez sur le bouton OK. Cliquez maintenant sur Remplacer par, revenez au menu Paragraphe et cliquez sur Justifié. Validez (OK), puis confirmez avec l’option Remplacer tout pour effectuer les modifications.

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