Identifier rapidement des données dans Excel

Repérer les informations importantes ou les anomalies dans un tableau Excel peut s’avérer compliqué. La solution ? Faire ressortir certains résultats à la main ou à l’aide d’outils de mise en forme.

Passez des valeurs en couleurs

Si vous souhaitez repérer facilement les cellules qui contiennent le nom d’une personne, un code postal ou un produit donné, cliquez sur l’icône Rechercher et sélectionner à droite du ruban Accueil, puis sur Remplacer.

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Cliquez ensuite sur l’onglet Remplacer et sur Options>>. Saisissez la valeur cible dans les champs Rechercher et Remplacer. Cliquez sur le bouton Format au bout de la ligne Remplacer. Choisissez ensuite la couleur du texte (Police) ou de la cellule (Remplissage) et exécutez la commande Remplacer tout.

Identifiez les doublons dans la feuille de calcul

Il n’est pas nécessaire d’encombrer vos tableaux avec des lignes redondantes. Excel peut vous aider à retrouver les valeurs en double.

Par exemple, sélectionnez la colonne Nom dans votre liste de clients, ou Référence s’il s’agit d’un catalogue de produits.

Cliquez ensuite sur l’onglet Accueil du ruban d’outils, déroulez le menu Mise en forme conditionnelle, puis celui intitulé Règles de mise en surbrillance des cellules. Enfin, allez sur l’option Valeurs en double.

Ajustez les paramètres de mise en forme

Il faut maintenant définir la façon dont se distingueront les cellules contenant des valeurs redondantes.

Ouvrez la liste située à droite du menu en double et désignez les caractéristiques qui vous conviennent parmi les suggestions d’Excel (bordure rouge, par exemple). Cliquez sur Format personnalisé… afin de choisir la police, la taille et la couleur des caractères, le type de remplissage et de bordure des cellules.

Mettez en valeur certaines informations

Cette fonction sert à repérer rapidement les bons résultats enregistrés par des collaborateurs, par exemple, ou encore, dans le cas d’un passionné de course à pied, d’isoler les meilleures performances lors des entraînements.

Activez la plage de cellules recouvrant les données qui vous intéressent. Cliquez sur le menu Mise en forme conditionnelle, Règles de valeur de plage et demandez à Excel de surligner les dix valeurs les plus élevées ou celles supérieures à la moyenne.

Hiérarchisez les résultats selon leur valeur

Pour savoir d’un coup d’œil où se trouvent les résultats satisfaisants (et les autres), cliquez sur Mise en forme conditionnelle, Nuance de couleurs, Autres règles.

Dans la section Styles de mise en forme, choisissez, par exemple, Échelle à trois couleurs. Personnalisez la palette de coloris (la combinaison vert, orange, rouge est particulièrement compréhensible) et validez (OK).

Choisissez des pictogrammes évocateurs

Si vous préférez une signalétique utilisant des flèches, étoiles et panneaux de
signalisation, affichez le menu Mise en forme conditionnelle et cliquez sur Jeux d’icônes, puis sur Autres règles.

Explorez la liste Styles d’icônes et choisissez un jeu de pictogrammes. Pour finir, définissez les critères associés aux différentes icônes et validez (OK).

Ajoutez une barre proportionnelle

Excel est capable d’installer une jauge colorée dont la taille varie selon les valeurs contenues dans chacune des cellules.

Déterminez la zone du tableau concernée, puis ouvrez de nouveau le menu Mise en forme conditionnelle. Une fois sur Barre de données, puis sur Autres règles, indiquez une teinte de remplissage. Si vous souhaitez masquer les données, cochez l’option Afficher la barre uniquement.

Surlignez une ligne sur deux

Quand un tableau comporte de nombreuses colonnes, il devient parfois difficile de savoir où on se trouve exactement.

Une astuce consiste à colorer une ligne sur deux pour améliorer la lisibilité. Dans le menu Mise en forme conditionnelle, allez sur Nouvelle règle, Utiliser une formule pour déterminer… Cliquez sur le champ Appliquer une mise en forme puis saisissez la formule =MOD(LIGNE() ;2). Cliquez sur le bouton Format, indiquez une couleur de remplissage et validez (OK).

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