Mettre de l’ordre dans les tableaux Excel

Le tableur Excel de la suite Microsoft Office donne sa pleine mesure avec des documents complexes formés de centaines de cellules et de formules. Quand il devient difficile de visualiser l’ensemble à l’écran, n’hésitez pas à faire appel au regroupement et au mode plan.

Grouper l’affichage des données

Il est possible de lier les lignes et les colonnes qui abritent des données de même type. Sélectionnez plusieurs de ces colonnes à l’aide de la souris. Cliquez sur l’onglet Données puis, dans la section Plan du ruban d’outils, cliquez sur Grouper.

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Pour faire disparaître le résultat, pointez sur l’icône dans la zone de plan qui figure au-dessus de la ligne d’en-tête du tableau. Quand vous voulez les afficher de nouveau, sollicitez l’icône +. Avec cette manipulation, vous ajustez l’affichage en quelques clics en vous focalisant sur une partie du tableau.

Si vous souhaitez supprimer un groupe, désignez les colonnes concernées et exécutez la commande Dissocier de l’onglet Plan.

Utiliser la fonction de plan automatique

Dans le cas d’une feuille de calcul clairement structurée, laissez Excel gérer le regroupement. Pour cela, affichez l’onglet Données du ruban d’outils. Déroulez le menu Grouper de la section Plan et allez sur Plan automatique. Une zone de plan s’ajoute en amorce du tableau, devant la colonne des numéros de lignes. Servez-vous des icônes et + pour afficher ou masquer les différents groupes de cellules. Cliquez sur les en-têtes 1, 2, 3, etc. afin de synthétiser ou, au contraire, de développer la feuille de calcul. Si vous jugez le plan inadéquat, allez dans le menu Dissocier, puis sur la commande Effacer le plan.

Effectuer des calculs dans les groupes

Un autre intérêt de la fonction de regroupement d’Excel réside dans l’opportunité de réaliser rapidement des calculs portant sur les groupes de cellules. Cliquez dans une cellule de la colonne à traiter.

Par exemple, nous voulons faire apparaître la somme totale dépensée pour une catégorie. Dans la section Plan de l’onglet Données, cliquez sur l’icône Sous-total, déroulez la liste champ A chaque changement de et désignez la colonne sur laquelle portera le regroupement. Accédez ensuite à la liste Utiliser la fonction et définissez l’opération (par exemple, Somme afin d’additionner les éléments par catégorie).

Afficher des sous-totaux par groupe

Cochez la case Montant dans la section Sous-total afin qu’Excel calcul ce que vous lui demandez (par exemple en ce qui nous concerne, le chiffre d’affaires réalisé dans chaque catégorie). Validez (OK). De nouvelles lignes sont insérées dans le tableau elles présentent les résultats des différents groupes. Servez-vous des icônes + et de la zone de plan quand vous désirez ajuster l’affichage en ne gardant, par exemple, que les sous-totaux.

Pour supprimer ces calculs intermédiaires, déroulez l’onglet Données, choisissez Sous-total, puis Supprimer tout. En revanche, les sous-totaux sont conservés quand vous effacez le plan.

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