Utilisation des noms de cellules avec Excel

La définition de noms dans le tableur Microsoft Excel facilite l’identification et la localisation des cellules dans le classeur ou les feuilles de calcul et limite les erreurs d’écriture dans les formules et le code des macros.

Avec cette technique, il est facile de nommer une plage de cellules afin d’y faire référence dans les formules.

Les noms de cellules du classeur sont facilement accessibles à partir de la Zone Nom et le groupe Noms définis de l’onglet Formules du ruban met à portée de main tous les outils requis pour faciliter la gestion des noms.

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Définissez rapidement des noms

La méthode la plus simple pour définir un nom de cellule consiste à sélectionner la cellule ou la plage de cellules à nommer puis à taper le nom dans la Zone Nom, accessible à gauche de la Barre de formule.

La définition du nom doit être validée par la touche Entrée. À noter que vous ne pouvez pas utiliser de caractères espace dans les noms de cellules. Lorsque vous ouvrez la liste Zone Nom, les noms définis dans le classeur s’affichent et il suffit de sélectionner un nom pour atteindre la cellule ou la plage de cellules correspondante.

Utilisez plusieurs fois le même nom

Par défaut, un nom est défini pour le classeur et vous ne pouvez pas définir un nom identique pour une autre cellule.

Cependant, il existe un moyen de définir un nom uniquement pour la feuille de calcul contenant la cellule ou la plage de cellules nommée. Dans ce cas, le même nom peut être réutilisé pour une cellule ou une plage de cellules située dans une autre feuille de calcul.

Pour cela, vous devez définir les noms en passant par la commande Définir un nom du groupe Noms définis de l’onglet Formules.

Après avoir saisi le nom dans le champ Nom :, sélectionnez, à partir de la liste Zone, la feuille de calcul dans laquelle le nom est défini.

Vous pouvez ensuite définir ce même nom à partir d’une autre feuille de calcul, soit pour le classeur, soit pour la feuille de calcul.

Si un même nom est défini dans la feuille de calcul active et dans le classeur, le nom est tout d’abord recherché au niveau de la feuille puis dans tout le classeur.

Attention, cette fonctionnalité bien pratique peut être source de confusion si vous multipliez les doublons lors de la définition des noms.

Utilisez les noms dans les formules

Lors de l’écriture d’une formule, vous pouvez insérer le nom d’une cellule plutôt que sa référence.

Si, dans une formule, vous tapez la ou les premières lettres d’un nom de cellule, ce dernier apparaît dans une liste de suggestions.

Utilisez alors la touche de déplacement vers les bas pour sélectionner le nom à partir de cette liste puis appuyez sur la touche TAB pour l’insérer dans la formule. Vous pouvez également effectuer un double-clic sur le nom.

L’insertion d’un nom dans une formule peut aussi s’effectuer en sélectionnant le nom à partir de la liste Utiliser dans la formule du groupe Noms définis de l’onglet Formules.

Modifiez ou supprimez un nom

La gestion des noms s’effectue à partir du Gestionnaire de noms qui s’ouvre en cliquant sur le bouton Gestionnaire de noms du groupe Noms définis de l’onglet Formules.

La liste des noms, les valeurs et les références des cellules correspondantes s’affichent et il suffit de sélectionner un nom avant d’utiliser le bouton Modifier ou Supprimer.

Les formules intégrant des noms de cellules sont mises à jour lorsque ces noms sont modifiés.

En revanche, si vous supprimez un nom utilisé dans une formule, la formule renvoie une erreur de nom comme résultat.

Filtrez les noms

Pour faciliter la gestion d’une longue liste de noms, le gestionnaire de noms fournit le bouton Filtrer qui affiche une liste de commandes permettant par exemple d’afficher uniquement les noms de la feuille active, les noms de tableaux ou les noms comportant des erreurs.

Définissez des noms automatiquement

Vous pouvez utiliser les entêtes de lignes et de colonnes pour nommer les lignes ou les colonnes de données d’un tableau. Il suffit de sélectionner l’intégralité du tableau en incluant les entêtes de lignes et de colonnes.

Ensuite, cliquez sur la commande Créer à partir de la sélection du groupe Noms définis de l’onglet Formules.

Les entêtes de colonne constituant la ligne du haut du tableau et les entêtes de ligne la colonne de gauche, cochez les cases des options Ligne du haut et Colonne de gauche avant de valider par OK.

Évidemment, si votre tableau intègre uniquement une ligne d’entête en haut, seule l’option Ligne du haut doit être cochée.

De même, si votre tableau intègre uniquement une colonne d’entête à gauche, cochez uniquement l’option Colonne de gauche.

Exploitez les noms définis à partir des entêtes

La création de noms à partir d’entêtes de lignes et de colonnes permet de renvoyer, à l’aide d’une formule simple, la valeur de la donnée située à l’intersection d’une colonne et d’une ligne de données d’un tableau.

Par exemple, si une colonne de données porte le nom de son entête de colonne Avril et qu’une ligne de données porte le nom de son entête de ligne Snoop, la formule =Avril Snoop renvoie la valeur de la donnée située à l’intersection de la plage verticale nommée Avril et de la plage horizontale nommée Snoop.

Imprimez la liste des noms du classeur

Si vous avez défini un grand nombre de noms et que vous avez du mal à vous y retrouver, même à partir du Gestionnaire de noms, vous pouvez insérer la liste des noms et les références des cellules ou plages de cellules correspondantes dans une feuille de calcul.

Commencez par activer une feuille de calcul vierge puis cliquez là où vous souhaitez afficher la liste des noms du classeur.

Cliquez ensuite sur le bouton Utiliser dans la formule du groupe Noms définis de l’onglet Formules puis sur la commande Coller des noms…, disponible en bas de la liste des noms.

Cliquez ensuite sur le bouton Coller une liste. La liste des noms et les références correspondantes s’affichent au niveau du point d’insertion.

Pour vous repérer plus facilement, vous pouvez trier les noms par feuilles de calcul.

Pour cela, sélectionnez la colonne des références, puis à partir de l’onglet Accueil et du groupe Édition, cliquez sur le bouton Trier et Filtrer puis sur la commande Trier de A à Z.

Il ne vous reste plus qu’à imprimer votre liste de noms.

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