Travailler à plusieurs sur un document Word

Plus question de travailler seul dans son coin avec Microsoft Word. La collaboration entre collègues ou groupes d’étudiants est simple à mettre en place et très efficace.

Avec le traitement de texte Word, il existe deux façons de travailler à plusieurs sur un même document.

On peut, bien sûr, envoyer le fichier à chaque contributeur et apprécier par retour les révisions apportées.

Mais il est également possible, grâce au cloud, de laisser tout le monde intervenir en même temps et suivre l’évolution du document en direct.

Quelle que soit la méthode retenue, le responsable du projet doit disposer de Word et d’un compte Microsoft (OneDrive). Word donne accès aux outils de suivi et de modifications.

Vos correspondants, quant à eux, n’ont pas besoin de posséder Word. Ils pourront lire, commenter et amender le document depuis la version Word Online, gratuite, utilisable dans un navigateur Web.

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Activez le suivi des modifications

Pour identifier les changements apportés par les uns et les autres à un document, Word intègre un outil très pratique : le suivi des modifications.

Créez ou ouvrez le document que vous souhaitez transmettre à vos collègues ou amis. Cliquez sur l’onglet Révision, sur l’icône Suivi des modifications et, enfin, sur Suivi des modifications.

Dès lors, toutes les corrections et les ajouts effectués par les intervenants seront enregistrés et clairement mis en évidence.

Pour éviter qu’un utilisateur ne désactive cette option, cliquez de nouveau sur l’icône Suivi des modifications puis sur Verrouiller le suivi. Indiquez un mot de passe et validez.

Enregistrez le document et transmettez-le par e-mail aux personnes concernées.

Validez ou refusez les corrections

En tant que maître d’œuvre, vous avez le plein contrôle du document, c’est à vous d’accepter ou de rejeter les corrections de vos contributeurs.

Vous pouvez décider de travailler de manière séquentielle, en traitant les corrections du premier intervenant avant d’envoyer le document validé au collaborateur.

Dans ce cas, ouvrez le fichier, placez-vous sur l’onglet Révision, déroulez le menu Volet vérifications et cliquez sur Volet vertical.

Sur le côté de l’écran s’affichent le détail des corrections et les commentaires de votre contact.

Avec les menus Accepter et Refuser, vous entérinez ou déclinez les corrections, une à une ou en bloc. Quand vous avez terminé, enregistrez le document.

S’il s’agit du dernier collaborateur, arrêtez le suivi en cliquant sur le bouton Suivi des modifications.

Créez et partagez un dossier dans OneDrive

Vous trouvez la méthode un peu laborieuse ? Alors, passez au suivi en temps réel.

Pour que plusieurs utilisateurs puissent intervenir simultanément sur un document, pendant que vous continuez vous-même à l’enrichir, il faut commencer par créer un dossier de travail partagé dans votre cloud.

Vous en serez le propriétaire et, à ce titre, pourrez définir les règles de partage en fonction de vos contacts.

Ouvrez votre navigateur et connectez-vous à votre espace OneDrive.

Cliquez sur Créer, Dossier, nommez le répertoire (Projets de groupe, par exemple), puis choisissez Créer.

Double-cliquez sur le dossier pour l’ouvrir. La colonne située à droite indique qu’il n’est pas partagé.

Pour que vos collaborateurs y accèdent, sélectionnez Partager dans la barre de menu.

Dans la zone de saisie A:, entrez l’adresse mail d’un premier contact, ajoutez un message à son intention et cliquez sur Partager.

Il peut désormais consulter les documents conservés dans le dossier.

Ajoutez un fichier Word au dossier partagé

Ouvrez le document à partager sous Word ou créez un nouveau document. Cliquez sur Fichier, Compte, Connexion.

Entrez les identifiant et mot de passe de votre compte Microsoft de manière à vous connecter à Office Online et à accéder au dossier partagé dans OneDrive.

Une fois que vous êtes connecté, la mention Services connectés : OneDrive — Personnel s’affiche.

Cliquez sur Enregistrer sous, dans la colonne de gauche. Le nom du dossier partagé apparaît dans la colonne OneDrive — Personnel.

Sélectionnez-le et cliquez sur Enregistrer. La fenêtre Microsoft OneDrive s’affiche automatiquement.

Réglez les autorisations de partage du dossier

Par défaut, votre contact peut uniquement consulter et imprimer un fichier Word stocké dans le dossier partagé.

Pour qu’il soit en mesure d’en modifier le contenu, vous devez l’y autoriser.

Accédez à votre OneDrive, effectuez un clic droit sur le dossier et choisissez l’option Partager. Entrez à nouveau l’e-mail du contact, cliquez sur le lien Les destinataires ont un droit de consultation uniquement et déroulez le menu du même nom.

Choisissez l’option Les destinataires peuvent modifier le contenu.

Le menu inférieur oblige vos contacts à posséder eux aussi un compte Microsoft. Dans ce cas, ils devront au préalable s’identifier avant de consulter ou modifier le document. Par précaution, évitez d’activer cette option.

Restreignez les niveaux de modifications du document

Pour sélectionner le type de modifications qui pourront être apportées au document partagé par les différents intervenants, retournez dans Word et déroulez le menu Fichier, Protéger le document, Restreindre la modification.

Dans la colonne de droite, cochez la case placée sous l’intitulé 2. Restrictions de modifications afin de débloquer le menu des options.

Vous avez alors le choix entre quatre niveaux d’autorisation : aucune modification, ajout de commentaires, remplissage de formulaires, marques de révision.

Si vous optez pour Commentaires, vos contacts pourront par exemple annoter le document, mais pas en modifier le contenu.

Pour que le réglage s’applique à tous les intervenants, cochez la case Tout le monde, dans la section Exceptions.

Cliquez sur le bouton Oui, activer la protection, indiquez un mot de passe et validez.

Autorisez le travail à plusieurs en temps réel

Dans le cas d’un projet collectif, supprimez toutes les restrictions en cliquant sur Désactiver la protection, dans la colonne de droite. Accédez à OneDrive.

Vérifiez que les contacts ont bien l’autorisation de modifier le document : faites un clic droit sur le nom du fichier et choisissez l’option Propriétés.

La mention Modification possible doit s’afficher en colonne de droite dans la section Partage.

Si ce n’est pas le cas, il est encore temps de modifier le type de partage comme indiqué plus haut.

Quand un contact apporte une modification ou un commentaire à un document, ceux-ci apparaissent dans le volet droit de l’écran dans la rubrique Informations.

Pour les visualiser, faites un clic droit sur le document et choisissez Ouvrir dans Word.

Suivez les modifications du document partagé

La rubrique intitulée Informations précise en colonne de droite la date et l’heure de la dernière intervention, ainsi que son auteur.

Pour connaître les changements apportés au document, cliquez sur l’onglet Révision.

Déroulez ensuite le menu Afficher les marques, positionnez le pointeur sur Personnes spécifiques et ne gardez coché que le nom de l’auteur de la dernière modification.

Seuls les ajouts de ce contributeur s’affichent alors dans le document.

Ajoutez vos corrections, puis enregistrez le fichier dans le dossier partagé (Enregistrer sous, OneDrive).

Pour finaliser le document, cliquez sur Fichier, Protéger le document, Marquer comme final.

La version partagée est désormais en lecture seule, et les contributeurs en sont avertis.

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