Utilisation des insertions automatiques avec Word

Microsoft Word recèle diverses fonctionnalités permettant d’accélérer votre saisie au clavier. En particulier, l’insertion automatique de textes s’avère très intéressante pour saisir des phrases types.

Partiellement disparues sous Word 2007, les insertions automatiques ont fait leur retour dans les dernières versions de Word.

Avec l’arrivée des dernières versions de Word et de sa nouvelle interface (le ruban Office), Microsoft avait pris la décision de relooker les fonctionnalités d’insertions automatiques : au grand dam des utilisateurs qui s’en servaient depuis parfois plus de dix ans.

Word conserve le principe de blocs de construction, mais les utilisateurs retrouvent les automatismes de la touche F3 pour les insertions automatiques.

Ceci étant, il y a une autre fonctionnalité de Word qui vous permet d’accélérer votre saisie au clavier : la correction automatique.

Ainsi en saisissant (par exemple) bljk suivi d’un espace, vous pouvez faire apparaître la phrase Les Infos de Ballajack.

Certes, il ne faut pas en abuser, mais si vous saisissez souvent des expressions à rallonge, cette méthode est très efficace.

Un conseil pour s’y retrouver : prenez une forme abrégée de votre expression même si n’importe quel caractère suffit à gérer le remplacement.

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Profitez des corrections automatiques

Les utilisateurs confondent parfois les corrections automatiques et les insertions automatiques.

Il y a bel et bien deux concepts sous Word, même si à l’arrivée l’objectif est le même : optimiser les saisies.

À l’origine, la fonction Correction automatique permet de détecter et corriger des fautes de frappe et des termes mal orthographiés. Cette fonctionnalité s’avère aussi pratique pour insérer des symboles.

Pour ajouter une entrée à la liste de corrections automatiques, activez le menu Fichier puis cliquez sur Options et dans la liste de gauche sur Vérification. Cliquez sur le bouton Options de correction automatique puis, partir de l’onglet Correction automatique, vérifiez que la case Correction en cours de frappe est activée.

Dans la zone Remplacer, tapez l’abréviation de l’expression que vous souhaitez insérer et dans la zone Par, saisissez l’expression complète. Cliquez sur Ajouter puis valider par OK.

Les vraies insertions automatiques

À partir de la version 2007, Word a proposé le principe de blocs de construction (Building Blocks) qui, en raison de son manque de convivialité, n’a pas fait l’unanimité auprès des utilisateurs.

Depuis Word 2010, la touche F3 est de nouveau opérationnelle pour les insertions (même si cela se fait sur le principe des Building Blocks).

La méthode la plus simple pour ajouter une insertion automatique consiste à formater votre texte, à le sélectionner à l’aide de la souris pour ensuite l’ajouter à la galerie des insertions.

Chaque insertion est associée à un nom qui correspond au texte qui sera repris lors de l’utilisation.

Dans la liste déroulante Galerie, sélectionnez la galerie des blocs de construction à laquelle vous souhaitez lier votre insertion. Vous avez en outre la possibilité de créer une nouvelle catégorie de blocs de construction afin de faciliter votre tâche si vous disposez de nombreuses insertions automatiques.

Sélectionnez enfin l’emplacement de stockage de votre insertion : le fichier des Building Blocks ou le modèle en cours d’utilisation.

Se servir efficacement des insertions automatiques

Pour exploiter rapidement une insertion, il suffit de taper le nom de votre insertion et d’appuyer ensuite sur la touche F3.

Par le menu, il convient de passer par l’onglet Insertion et de cliquer dans le groupe Texte sur le bouton Quick Part.

Ceci étant, si vous utilisez fréquemment les insertions automatiques, il est peut-être plus judicieux d’ajouter au ruban Office un bouton d’accès direct à vos insertions.

Pour ce faire, faites un clic droit au niveau d’une zone vierge du ruban (pas sur un bouton) et sélectionnez dans le menu contextuel qui s’affiche la commande Personnaliser le Ruban.

Choisissez alors la catégorie Toutes les commandes dans la liste déroulante.

Repérez en dessous dans la liste l’élément Insertions automatiques et ajoutez-le (à droite) sous l’onglet et le groupe de votre choix.

Organisez les galeries de blocs

Word propose un grand nombre galeries de blocs de construction préétablis : en-têtes, pieds de page, filigranes, tables des matières, etc.

Si votre insertion est un texte simple susceptible d’être inséré dans n’importe quelle partie d’un document, choisissez la galerie par défaut QuickPart (cette galerie est vide à l’installation de Word).

Chaque galerie peut être subdivisée en catégories, la catégorie par défaut (Général) étant dans un premier temps conseillée.

Les blocs de construction sont classés par galeries et par catégories. Il suffit de cliquer le bouton Modifier les propriétés pour retrouver les paramètres du bloc de construction.

Insertions automatiques avancées

Les champs sont des espaces utilisés pour afficher dans votre document des éléments variables : tables des matières, numéros automatiques, sommes dans un tableau, etc.

Ils servent aussi à afficher de simples données tels que la date du jour, le nom de l’auteur du document, le nombre de pages, etc.

Il existe de nombreux champs dits d’automatisation pour créer automatiquement des numéros ou des légendes : pratique pour créer automatiquement des numéros séquentiels pour les illustrations de vos documents.

Une fois ces éléments mis en forme, vous pouvez les sauvegarder en tant que blocs de construction pour les utiliser dans d’autres documents.

La méthode la plus simple pour insérer un champ est d’activer l’onglet Insertion du Ruban, de cliquer sur l’icône Quick Part puis sur la commande Champs.

Ainsi, le champ FileName vous permet par exemple d’ajouter le nom du document (typiquement en pied de page).

Vous pouvez ainsi constater que les QuickParts comportent d’autres éléments que les classiques insertions automatiques, dont en particulier des champs… qui peuvent eux-mêmes devenir des
insertions personnalisées une fois formatés.

Connectez-vous à Microsoft Office Online avec votre navigateur pour découvrir de nombreux blocs de construction proposés pour Word.

À savoir sur les Insertions automatiques

Une liste de corrections pour Office

N’oubliez pas que la liste de corrections automatiques est applicable non seulement dans Word, mais aussi dans tous les programmes Microsoft Office qui prennent en charge cette fonctionnalité. Ainsi, si vous ajoutez ou supprimez un terme de la liste des corrections dans Excel, cette modification sera reflétée dans Word.

Insertions automatiques

Vous pouvez insérer manuellement dans votre document des balises de champs dont vous connaissez le code. Il suffit de le saisir, de le sélectionner et d’appuyer sur la combinaison de touches Ctrl + F9. Une fois un champ inséré, on peut interagir sur son contenu en effectuant un clic droit pour afficher le menu contextuel associé.

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