Gestion des noms avec Excel

Vous utilisez Microsoft Excel depuis des lustres, mais vous n’avez toujours pas pris le temps de comprendre la gestion des noms.

Et pourtant… vous les utilisez déjà sans le savoir avec les filtres de tableaux ou certaines formules.

Le fait de définir des noms vous permet de faciliter la compréhension et la relecture de vos formules. Encore faut-il que le nom soit bien choisi.

Vous pouvez définir un nom pour différents objets sous Excel : une cellule, une plage de cellules, une fonction, une constante ou encore un tableau.

Excel vous permet de retrouver instantanément la liste des noms définis dans votre classeur via le gestionnaire de noms. Il est même possible de redéfinir la plage de cellules concernée sans devoir redéclarer le nom.

VentesTrim1, Valeur_Stock, indice3 sont des noms valides. Il est par exemple plus facile de lire =SOMME(VentesTrim1) que =SOMME(C10:C147;D7;X21:X32).

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Type et portée des noms

Un nom peut être reconnu au niveau d’une feuille de calcul spécifique ou au niveau global dans toutes les feuilles d’un classeur. Si vous aimez les confusions, rien ne vous empêche de définir un même nom sur différentes feuilles, voire pour le classeur (pourquoi faire simple…).

Pour faire référence sur une feuille quelconque au nom TauxChange de la feuille Param, il suffit d’écrire Param!TauxChange.

Le point d’exclamation sert de séparateur entre le nom de la feuille et le nom défini.

Excel distingue les Noms définis des Noms de tableau.

Un Nom défini représente une cellule, une plage de cellules, une formule ou une valeur constante. Par exemple, lorsque vous définissez une zone d’impression, Excel crée automatiquement un Nom défini.

Un Nom de tableau est implicitement défini (Tableau1, Tableau2, etc.) lors de la mise en forme en tableau ou encore lors de l’application d’un filtre.

Lorsque vous appliquez un filtre à un ensemble de données, Excel crée automatiquement un nom pour le tableau et plusieurs autres noms pour les différentes colonnes (en se basant sur l’entête de colonne).

Règles syntaxiques d’un nom

Un nom ne peut pas dépasser 255 caractères. Excel ne tient pas compte de la casse et le caractère espace n’est pas autorisé.

Pour séparer des mots, vous pouvez utiliser le caractère underscore (_) (souligné du 8) ou le . (point).

Le premier caractère d’un nom est obligatoirement une lettre, mais il n’est pas possible d’utiliser les lettres C, c, R ou r comme nom (ce sont des lettres utilisées comme abréviations pour sélectionner une ligne ou une colonne).

De même, X$320 ou R3C4 ne sont pas des noms valides (en conflit avec des adresses de cellules).

Les noms de tableaux

Lorsque vous positionnez des formules dans un tableau sur lequel un filtre est appliqué, des noms automatiques sont proposés par Excel.

Par exemple si une colonne a pour entête ANNEE, l’utilisation de cette information dans une formule devient [@ANNEE] : ce qui est nettement plus lisible qu’une référence de ligne ou de colonne. Le caractère @ symbolise la ligne de tableau en cours.

De même pour faire référence à une colonne tout entière, par exemple pour compter un nombre total de valeurs, il suffit d’inscrire TableFilms[TITRE] : TableFilms étant le nom du tableau et TITRE l’entête de colonne. Ainsi la formule finale serait : =NBVAL(TableFilms[TITRE]).

Avec les dernières versions d’Excel, ces noms ne sont pas nécessairement à saisir dans les formules, ils peuvent automatiquement être inscrits suite à une sélection faite à la souris.

Définissez un nom à partir d’une sélection

Pour définir un nom à partir d’une sélection, il suffit de sélectionner la plage à nommer, en y incluant les étiquettes de ligne ou de colonne.

Sous l’onglet Formules, dans le groupe Noms définis, cliquez sur Créer à partir de la sélection. Indiquez alors la position des étiquettes utilisées pour les noms en activant ou pas les cases à cocher Ligne du haut, Colonne de gauche, Ligne du bas ou Colonne de droite.

Vous pouvez aussi utiliser la boîte de dialogue Nouveau nom accessible depuis le même onglet via le bouton Définir un nom. Dans ce cas, vous pouvez préciser l’étendue du nom : il suffit pour cela de sélectionner Classeur ou de saisir le nom d’une feuille dans la zone de liste déroulante Étendue.

La zone Fait référence à vous permet de préciser la référence de la plage de cellules concernée (il suffit de sélectionner directement sur la feuille).

Utiliser les noms pour des sélections

Vous pouvez vous servir de la zone Nom (zone située à l’extrémité gauche de la barre de formule permettant d’identifier l’élément sélectionné).

Il suffit de sélectionner sur votre feuille les cellules concernées puis de taper un nom dans cette zone et de valider par Entrée.

Pour vous déplacer vers la sélection par la suite, il suffira de sélectionner le nom dans la zone.

Vous pouvez également sélectionner des cellules ou des plages à l’aide de la commande Atteindre (raccourci clavier : touche F5).

Il est possible de sélectionner deux ou plusieurs références de cellules en maintenant la touche Ctrl enfoncée au moment de la sélection avec la souris.

La zone Nom peut avantageusement servir à la sélection de différentes parties d’un classeur

Le Gestionnaire de noms

Si vous envisagez d’user et d’abuser de la technique des noms, il sera préférable de passer par la boîte de dialogue Gestionnaire de noms peur organiser vos noms.

Le Gestionnaire de noms permet aussi de repérer facilement les noms ayant été supprimés ou faisant référence à d’autres noms ou cellules erronées (les valeurs d’erreurs #NOM ? et #REF? s’afficheront alors dans la zone de référence du nom).

La boîte de dialogue Gestionnaire de noms affiche de nombreuses informations sur chaque nom : la valeur (qui peut-être une liste), la référence, l’étendue et un commentaire.

La boîte de dialogue Gestionnaire de noms n’affiche pas les noms définis par programmation dans une macro avec le langage VBA (Visual Basic pour Applications) ni les noms masqués.

Astuce

Pour utiliser un nom dans une formule, il suffit de commencer à saisir les premières lettres. Tout comme pour les fonctions, Excel propose alors dans une liste l’ensemble des noms commençant par les caractères saisis.

Filtrez et collez les noms

La boîte de dialogue Gestionnaire de noms vous permet de filtrer les noms à l’aide du bouton situé en haut et à droite. C’est par exemple le moyen le plus simple pour repérer les erreurs.

De même, vous pouvez obtenir directement sur une feuille la liste des noms que vous utilisez : à partir de l’onglet Formules, dans le groupe Noms définis, cliquez sur Utiliser dans la formule, puis sur Coller des noms.

La boîte de dialogue Coller les noms s’ouvre, il suffit de cliquer sur Coller une liste.

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