Gérer de longs documents avec Word

Afin de pouvoir gérer un document long dans Word, il est impératif d’appliquer une hiérarchie de titres en utilisant des styles.

Le style Titre 1 sera appliqué aux titres de plus haut niveau, le style Titre 2 aux titres situés au niveau inférieur, etc.

Les styles prédéfinis de Word sont accessibles à partir du groupe Style de l’onglet Accueil. Il suffit de sélectionner un style avant de saisir le texte à afficher dans ce style.

Vous pouvez également appliquer les styles ultérieurement en sélectionnant le texte.

Pour pouvoir appliquer simultanément le même style à des portions de texte distantes, maintenez la touche CTRL enfoncée lors de la sélection.

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Déplacez-vous rapidement dans un document Word

L’Explorateur de documents affiche la hiérarchie des titres de votre document dans un volet.

Pour l’activer, cochez la case de l’option Explorateur de documents à partir du groupe Afficher/Masquer de l’onglet Affichage.

Les signes + et permettent de développer ou de réduire l’arborescence des titres.

La fonction première de l’Explorateur de documents est de vous permettre d’atteindre rapidement n’importe quel emplacement dans un document très long.

Il suffit en effet de cliquer sur un titre à partir de l’Explorateur de documents pour atteindre le paragraphe correspondant dans le document.

Par ailleurs, l’Explorateur de documents permet de repérer et de corriger facilement les erreurs de style.

Si vous avez par exemple appliqué un style Titre 2 à un titre de niveau trois, il suffit de sélectionner ce titre à partir de l’Explorateur de documents puis de cliquer sur Titre 3 à partir du groupe Style.

Enregistrez un style personnalisé

Le bouton Modifier les Styles du groupe Style fournit la commande Jeu de styles qui permet de choisir un jeu de styles adapté au type de document.

Lorsque vous avez appliqué un jeu de styles, vous pouvez par exemple modifier le style Titre 1, en effectuant un clic droit dessus à partir du groupe Style et en déclenchant la commande Modifier. Définissez les nouveaux paramètres et validez par OK.

Vous pouvez ensuite enregistrer les modifications appliquées à un jeu de styles en cliquant sur le bouton Modifier les Styles puis sur les commandes Jeu de styles et Enregistrer en tant que jeu des styles rapides….

Saisissez un nom pour votre jeu de styles et cliquez sur Enregistrer. Ce nom est alors disponible dans la liste Jeu de styles.

Modifiez la hiérarchie

Le mode d’affichage Plan est activé en cliquant sur le bouton Plan du groupe Affichage document de l’onglet Affichage.

Il affiche l’intégralité de votre document sous forme de plan.

Plus encore que l’Explorateur de documents, le mode Plan permet de vérifier et de modifier la hiérarchie globale du document. Les styles appliqués sont affichés en marge.

Un onglet Mode plan est automatiquement activé pour mettre à votre disposition les outils permettant de parcourir et de remanier le plan.

Il est possible d’activer une vision globale ou restreinte du plan. Ainsi, en effectuant des doubles clics sur les boutons + associés aux titres, vous pouvez réduire ou développer leurs arborescences.

L’option Afficher la première ligne du groupe Outils Mode Plan de l’onglet Mode Plan affiche uniquement les premiers mots de chaque paragraphe du corps de texte.

Mais le principal intérêt du mode plan est de vous permettre de modifier facilement le niveau d’un titre ou de déplacer un paragraphe.

Pour abaisser ou remonter le niveau d’un titre, sélectionnez le titre en question puis utilisez les flèches vertes disponibles de part et d’autre du champ qui indique le niveau hiérarchique du titre.

Pour monter ou descendre un paragraphe dans le document, sélectionnez le paragraphe à déplacer puis cliquez sur les boutons fléchés bleus Monter ou Descendre.

Créez une table des matières interactive

Vous pouvez créer rapidement, au début du document, une table des matières que le lecteur pourra utiliser pour atteindre tel ou tel paragraphe d’un document Word.

Positionnez le point d’insertion en haut du document, saisissez le titre Table des matières et appuyez sur Entrée pour passer à la ligne.

À partir de l’onglet Références, cliquez sur le bouton Table des matières puis sur la commande Insérer une table des matières….

À partir de l’onglet Table des matières, cochez les cases des options Afficher les numéros de page, Aligner les numéros de page à droite et Utiliser des liens hypertextes à la place des numéros de page.

À partir du compteur Afficher les niveaux, spécifiez combien de niveaux de titres vous souhaitez intégrer à votre table des matières puis validez par OK.

Si votre document est très long et utilise un grand nombre de niveaux de titre, il est conseillé d’intégrer uniquement les premiers niveaux de titre à la table des matières afin que cette dernière tienne sur une seule page.

Pour atteindre un paragraphe dans le document, il suffit de maintenir la touche CTRL enfoncée tandis que vous cliquez sur le titre du paragraphe à partir de la table des matières.

Créez des renvois vers les illustrations

Il est fréquent de devoir faire référence à une illustration dans le corps du texte dans un document Word.

Vous pouvez créer un renvoi afin que cette référence constitue un lien permettant d’atteindre l’illustration en question.

Pour pouvoir utiliser cette fonctionnalité, vous devez initialement légender les illustrations.

Pour cela, effectuez un clic droit sur la première image du document et déclenchez la commande Insérer une légende…

La légende Figure1 est attribuée par défaut. Vous pouvez la compléter à partir du champ Légende avant de valider par OK. Légendez ainsi chaque illustration.

Ensuite, positionnez le point d’insertion dans le texte, à l’endroit où vous souhaitez créer un renvoi vers la Figure 1.

À partir de l’onglet Insertion, cliquez sur le bouton Renvoi du groupe Liens.

À partir de la liste Catégorie, sélectionnez l’option Figure. La liste des légendes des images s’affiche.

Sélectionnez Texte et numéro de légende à partir de la liste Insérer un renvoi à.

Cochez la case de l’option Insérer comme lien hypertexte, puis sélectionnez la légende Figure 1 à partir de la liste Pour la légende. Cliquez sur Insérer et Fermer.

La mention Figure 1 apparaît au niveau du point d’insertion. Si vous maintenez la touche CTRL enfoncée et cliquez sur ce renvoi, vous atteignez l’image Figurel.

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