Le traitement de texte Word de Microsoft intègre différents outils pour éviter que
l’on modifie vos documents ou pour interdire tout bonnement que l’on puisse les ouvrir sans saisir au préalable un mot de passe.
À vous de choisir le niveau de sécurité qui vous convient le mieux.
Limitez les modifications
Si vous ne souhaitez pas que vos correspondants aient la possibilité d’apporter des corrections à votre document, déroulez le menu Fichier et cliquez sur Informations en colonne gauche. Activez les commandes Protéger le document, Restreindre la modification. Cochez l’option Restrictions de modifications dans le volet qui se
déploie sur la droite de la fenêtre et indiquez les opérations autorisées : Marques de révision, Commentaires…
Afin d’éviter que l’on altère la présentation de votre travail, cochez la case Restrictions de mise en forme. Cliquez sur le bouton Oui, activer la protection.
Verrouillez votre fichier en lecture seule
La protection du document implique la création d’un mot de passe. Indiquez-le dans la zone de saisie et sauvegardez les informations. À l’ouverture de votre document, vos contacts ne pourront modifier que ce que vous n’avez pas verrouillé, à moins qu’ils ne connaissent le mot de passe.
Une autre façon d’empêcher les interventions malvenues consiste à activer l’option Marquer comme final depuis le volet Informations du menu Fichier. Word bascule alors en mode Lecture seule. La protection est toutefois superficielle puisqu’il suffira aux destinataires de cliquer sur Modifier quand même pour réactiver l’édition du document.
Préservez l’accès au document avec un mot de passe
Le moyen le plus sûr pour que vos écrits ne tombent pas entre de mauvaises mains consiste à les chiffrer.
Ouvrez un document dans Word, Cliquez sur Fichier, Informations, Protéger le document, Chiffrer un document, Mot de passe. Indiquez un mot de passe, confirmez-le puis validez (OK).
Communiquez ce dernier aux destinataires du fichier, de préférence par SMS plutôt que dans le mail auquel est joint votre fichier.
Pour supprimer ce code, effectuez la même manipulation, mais en effaçant le contenu du champ de saisie du mot de passe dans la fenêtre Chiffrer un document. Votre fichier redevient accessible à tous.
Ajoutez une signature numérique
Une signature numérique garantit l’authenticité du document à vos correspondants.
Retournez dans Protéger le document et cliquez sur Ajouter une signature numérique, Oui, Site Web de DocuSign, Sign up (Personal).
Remplissez le formulaire et sélectionnez Get Started. Depuis votre boîte de réception, ouvrez le mail de vérification et cliquez sur Activate (DocuSign). Entrez un mot de passe, cliquez sur Activer. Vous êtes alors dirigé vers la page Web DocuSign.
Choisissez New, Sign a document. Téléchargez votre document Word (Upload), puis choisissez Sign, Continue. Glissez le lien Signature dans le document et validez (Adopt and Sign, Finish).
