L’un des intérêts des tableurs réside dans les options en matière de tri et de regroupement des données. Pour en profiter, il convient toutefois de s’assurer de la
cohérence des informations entrées par les utilisateurs en encadrant la saisie pour éviter toute erreur.
Créez des listes déroulantes
Excel permet de définir des listes déroulantes contenant les valeurs pouvant être insérées dans les cellules d’une feuille de calcul. Un bon moyen de corriger les fautes de frappe (Parsi au lieu de Paris, par exemple).
Sélectionnez la cellule qui accueillera la liste, puis cliquez sur l’onglet Données. Cliquez sur Validation des données et déroulez le menu Autoriser dans la section Options. Activez Liste et saisissez les termes ou les valeurs en les séparant d’un point-virgule. Validez à l’aide du bouton OK. Il suffit dorénavant d’afficher la liste et de choisir la valeur à insérer dans la cellule.
Précisez les contraintes
Pour ajouter ou ôter des éléments, cliquez sur la cellule qui contient votre liste et sur les boutons Données, Validation des données. Choisissez Liste (Autoriser) et effectuez les modifications souhaitées dans le champ de saisie Source.
Vous pouvez également ajouter un commentaire lorsque la cellule de la liste est sélectionnée de façon à guider les utilisateurs. Depuis Données, Validation des données, activez Message de saisie et saisissez un titre suivi de vos explications. Validez (OK).
Limitez le contenu des cellules
Il suffit d’une entrée malheureuse pour mettre à mal vos formules de calcul les plus complexes. Il existe une solution simple qui évite ces impairs : verrouiller vos cellules afin qu’elles n’acceptent qu’un type de valeur.
Pour cela, choisissez-en une, ou tout un groupe, puis activez Données, Validation des données et déroulez la liste Autoriser de l’onglet Options. Sélectionnez votre type de données (date, nombre entier, etc.).
Dans le cas d’un nombre entier, vous pouvez définir une valeur maximale et minimale, ou encore en exclure certaines. Validez (OK).
Affichez un message d’erreur
Placez sur votre feuille de calcul des procédures de contrôle de saisie. Pour inciter chaque utilisateur à être attentif à la cohérence des valeurs, vous avez tout intérêt à prévoir des messages d’erreur personnalisables.
Sélectionnez les cellules devant accueillir un type de données spécifique. Placez-vous sur l’onglet Données du ruban d’outils d’Excel. Cliquez sur Validation des données et
activez l’onglet Alerte d’erreur. Choisissez une icône dans la liste Style puis remplissez les champs Titre et Message. Ces informations apparaîtront lorsque quelqu’un insérera une valeur non conforme.
