Huit astuces pour gagner du temps avec Outlook

Courriels, contacts, agenda… Microsoft Outlook veille sur vos activités personnelles et professionnelles.

Voici quelques conseils afin de tirer le meilleur profit du gestionnaire de courrier électronique de la suite Microsoft Office.

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Rangez les mails reçus dans des dossiers thématiques

Ne laissez pas les courriels s’accumuler en vrac dans votre boîte de réception, sans quoi vous risquez de ne plus retrouver vos petits.

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Pour y mettre bon ordre, commencez par créer des dossiers thématiques : À traiter, Archives, En cours, etc.

Pour cela, faites un clic droit sur la boîte de réception, choisissez Nouveau dossier, puis l’onglet Accueil du ruban d’outils. Déployez le volet Actions rapides et cliquez sur Nouveau, Déplacer vers un dossier. Indiquez l’emplacement voulu et validez.

Un raccourci prend place dans le groupe Actions rapides. Un clic suffit dès lors pour ranger un message reçu.

Attachez un fichier récent à votre courrier

Vous pouvez aisément joindre à votre mail le dernier document sur lequel vous étiez en train de travailler. Outlook a, en effet, accès à l’ensemble des documents récents. Dans la fenêtre de composition du courrier, sélectionnez la commande Joindre un fichier. Un volet se déploie avec la liste des derniers fichiers ouverts sur l’ordinateur.

Excluez les anciennes adresses électroniques des propositions

Quand vous indiquez les premières lettres de l’adresse d’une relation dans le champ A…, Outlook présente des suggestions puisées dans vos contacts. Si vous repérez des adresses obsolètes, activez la croix à droite de la proposition. Celle-ci ne vous sera plus présentée à l’avenir.

Réinitialisez les suggestions automatiques

Au fil du temps et de votre correspondance, l’option de saisie automatique finit par multiplier les propositions. Un trop-plein qui va à l’encontre du but recherché, à savoir vous faire gagner un temps précieux. Pour y remédier, choisissez l’onglet Fichier, Options, puis dans la rubrique Courrier, Envoi de message. Enfin, cliquez sur la commande Vider la liste de saisie semi-automatique.

Organisez un rendez-vous à partir d’un mail

Il est possible de créer un événement à partir d’un message reçu. Ouvrez-le, puis effectuez le raccourci clavier Ctrl + Alt + R. Une fenêtre d’édition de rendez-vous s’affiche. Définissez la date, l’heure et le lieu. Pour inscrire l’événement dans votre agenda, déroulez le menu Fichier, Enregistrer. Vous pouvez également convier le destinataire au rendez-vous en cliquant sur le bouton Envoyer.

Décorez l’interface d’Outlook à votre goût

L’interface d’Outlook se pare d’une dominante bleue par défaut. Si vous souhaitez changer d’ambiance de travail, choisissez Fichier, puis Options dans le volet de gauche. Validez un nouveau modèle dans la section Général, Thème Office. La liste déroulante Arrière-plan Office vous invite à ajouter des motifs graphiques à la barre des menus de l’application.

Programmez l’envoi d’un message

Vous n’avez pas envie que votre patron sache que vous avez terminé votre travail plus tôt que prévu ? Alors, différez l’envoi d’un mail. Dans la fenêtre de composition, sélectionnez l’onglet Options, puis Différer la livraison et programmez la date et l’heure d’envoi. Notez que pour que le dispositif fonctionne, Outlook doit rester ouvert et votre ordinateur ne pas basculer en mode veille.

Familiarisez-vous avec les raccourcis clavier

Vous gagnerez parfois du temps à abandonner la souris au profit de certains raccourcis clavier.

En voici trois parmi les plus pratiques.

Ctrl + N sert à créer un courriel ou un événement quand le calendrier est activé.

Pour répondre à un message, pressez les touches Ctrl + Maj + R, puis pour procéder à l’envoi, utilisez les touches Ctrl + Entrée.

Vous trouverez la liste complète des raccourcis clavier d’Outlook sur la page Raccourcis clavier pour Outlook du site de Microsoft.

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