Utilisation des formulaires dans Access

Le gestionnaire de bases de données Microsoft Access offre des possibilités de création de véritables interfaces applicatives boutons, images, onglets de navigation, etc.

Rien ne vous empêche par exemple de proposer un formulaire Access pour la visualisation de données issues d’une feuille de calcul Excel.

Un formulaire est un objet de base de données Access que vous pouvez utiliser pour créer l’interface utilisateur d’une application. La plupart du temps, le formulaire est « lié », c’est-à-dire qu’il puise ses données directement à partir d’une source de données telle qu’une table, une requête ou encore un fichier Excel.

Les formulaires liés peuvent être comparés à des fenêtres à travers lesquelles les personnes voient et accèdent aux données de votre base.

À l’inverse, un formulaire « indépendant » (non directement connecté à une source de données) vous permettra de proposer divers éléments pour la logique d’interface de votre application (des boutons de commande, des étiquettes avec du texte explicatif, des images et photos, etc.).

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Les modes d’ouverture des formulaires

Lorsque vous concevez votre formulaire, vous travaillez en mode Création. Le mode Création offre une vue de la structure de votre formulaire sous forme de sections : En-tête, Détail et Pied de page du formulaire.

En mode Création, vous ne pouvez pas voir les données sous-jacentes pendant que vous apportez des modifications à la structure, contrairement au mode Page. Le mode Page est l’affichage le plus intuitif lorsqu’il s’agit de modifier un formulaire tout en visualisant les données.

En mode Page, le formulaire est en cours d’exécution. Par conséquent, vous pouvez voir vos données telles qu’elles apparaîtront à l’écran lors de l’exploitation du formulaire par l’utilisateur final.

Ce mode est très utile pour définir la taille des contrôles en fonction des informations qu’ils sont susceptibles de contenir.

En mode Page, vous pouvez vous servir des dispositions (sortes de canevas de regroupement de plusieurs champs) pour modifier de manière identique plusieurs champs.

Selon le type de formulaire, vous choisirez une disposition Empilé ou Tabulaire.

Mode Page ou mode Création ?

On peut pratiquement tout faire en mode Page sur la structure d’un formulaire. Mais il se peut que dans certaines situations, Access affiche un message vous indiquant que vous devez nécessairement basculer en mode Création pour le type de modification que vous envisagez…

L’Assistant Formulaire

Pour disposer d’une latitude maximale dans le choix des champs à faire figurer sur votre formulaire, vous pouvez faire appel à l’Assistant Formulaire.

Ce dernier permet par ailleurs de définir des options de tri et de regroupement des données.

Si les relations entre vos tables et requêtes sont correctement définies, vous pourrez intégrer au formulaire les champs de plusieurs tables ou requêtes.

Pour ouvrir l’Assistant formulaire, il suffit — à partir de l’onglet Création, dans le groupe Formulaires — de cliquer sur Assistant Formulaire.

Pour inclure des champs de plusieurs tables ou requêtes dans votre formulaire, ne cliquez pas sur le bouton Suivant ou sur Terminer après avoir sélectionné les champs de la première table.

Sélectionnez d’abord une nouvelle table puis cliquez sur les champs supplémentaires que vous souhaitez inclure dans votre formulaire. Cliquez ensuite sur Suivant ou Terminer pour contempler le résultat…

Les formulaires de navigation

Comme dans les applications Web, Access permet de créer des présentations avec des onglets horizontaux et des boutons verticaux.

Par exemple, à chaque clic sur un onglet du haut, une nouvelle série de boutons apparaît à gauche de la zone de travail (les éléments peuvent bien évidemment être positionnés en bas et à droite).

Pour accéder aux formulaires de navigation, à partir de la fenêtre principale de votre base de données Access, activez l’onglet Créer puis sélectionnez le bouton d’options Navigation du groupe Formulaires.

Ce dernier affiche six options de mise en page différentes pour vos menus. Vous pouvez choisir d’organiser les onglets de navigation en haut, sur la gauche ou à droite du formulaire ou décider d’opter pour plusieurs niveaux d’onglets (sur deux lignes en haut de l’écran).

Par la suite, pour le comportement des menus, il faut procéder comme habituellement en mode Création de Formulaires.

Créez un double affichage

Le formulaire double affichage propose deux modes d’affichage simultanés : un affichage de Formulaire et un affichage de Feuille de données tout en assurant la synchronisation des éléments (les deux affichages sont rattachés à la même source de données).

Par exemple, si vous sélectionnez un champ dans la partie Formulaire, le même champ est sélectionné dans la partie Feuille de données. Si vous n’avez pas modifié les propriétés par défaut du formulaire, il est ainsi possible d’ajouter, de modifier ou de supprimer des données à partir de l’un ou l’autre des affichages.

Ne négligez pas les thèmes

N’oubliez pas la présentation finale : avec Access, if suffit de se servir des thèmes pour obtenir une présentation cohérente (couleurs, textes, etc.).

Si les thèmes proposés ne vous conviennent pas, sélectionnez le menu Rechercher des thèmes pour parcourir l’ensemble des thèmes Office présents sur votre disque.

Un formulaire convivial et efficace permet d’optimiser l’exploitation d’une base de données dans la mesure où les utilisateurs n’auront pas besoin de rechercher les différents éléments auxquels ils souhaitent accéder.

Formulaires Access et feuilles Excel

Il peut être pratique de disposer d’un formulaire Access pour modifier des données issues d’une feuille de calcul Excel. C’est possible selon le principe de liaison de tables.

Lorsque vous attachez une feuille de calcul ou une plage nommée Excel, Access crée une table liée aux cellules sources. Toute modification apportée à ces cellules dans Excel se retrouve ainsi dans la table liée. Vous ne pouvez cependant pas modifier le contenu de la table correspondante dans Access.

Si vous souhaitez ajouter, modifier ou supprimer des données, vous devez travailler dans le fichier source.

Votre formulaire Access peut néanmoins servir d’interface de présentation des données pour la recherche et les opérations de filtrage et de tri.

Partager des données entre Access et Outlook

Pour établir une connexion entre une base de données Access et un dossier Outlook, il suffit de créer dans Access une table attachée qui utilise le dossier Outlook comme source de données. Dès lors toutes les modifications effectuées dans Outlook sont reflétées dans Access.

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