Gmail la messagerie Web de Google propose de nombreuses fonctionnalités, mais rien pour ajouter rapidement des textes ou des formules bateaux, comme des formules de politesse, prêtes à l’emploi, à insérer automatiquement dans les messages à l’aide d’un raccourci clavier. C’est ce manque que vient combler l’extension pour Chrome appelée Gorgias. Elle est d’origine américaine avec une interface utilisateur en anglais, mais elle fonctionne tout à fait correctement avec la version française de Gmail à laquelle elle vient s’intégrer après son installation et le rafraîchissement de la page de Gmail. Après l’activation de l’extension, un bref tutoriel en explique le fonctionnement qui est très simple à comprendre.
C’est au niveau des options de Gorgias que se définissent les templates et les raccourcis clavier pour les insérer directement depuis Gmail. L’icône de l’extension est affichée en permanence dans la barre d’outils de Chrome. Un clic affiche ses options et les templates déjà définis. Les templates sont des textes prêts à l’emploi qu’on appelle via un raccourci clavier précédé du nom du template à insérer dans le mail, par exemple « politesse TAB » pour ajouter une formule de politesse en fin d’un mail. La touche TAB est celle utilisée par défaut, mais depuis les options de l’extension il est prévu de pouvoir la modifier par une autre touche.
En cliquant sur le bouton New Template, on ajoute un nouveau Template. Il suffit alors de saisir le texte de ce template dans la zone de saisie Template Content qui se présente comme un mini traitement de texte intégrant quelques fonctionnalités : taille et style du texte, liste à puces, alignement, ajout de lien hypertexte et d’image. Des variables peuvent aussi être ajoutées à un template : ajout de son prénom, de son nom, de son email, de l’objet du mail… Il ne faut pas oublier d’indiquer obligatoirement un nom au template à saisir dans la zone Template Name, d’un éventuel raccourci clavier pour l’appeler dans la zone Text Shortcut, d’un sujet (optionnel) et de tags (optionnels). Pour sauvegarder le nouveau template, cliquez sur le bouton Save template. Il est alors ajouté à la liste des templates utilisables.
Au niveau de Gmail, on dispose de deux méthodes pour ajouter le texte d’un template à un mail.
- Soit en saisissant le raccourci associé au du nom du template suivi du raccourci clavier (par défaut TAB).
- Soit en cliquant sur l’icône G qui est affichée en haut à droite dans la fenêtre de composition de mail de Gmail qui présente dans un menu les templates disponibles à insérer d’un clic de souris. À ce niveau, on dispose aussi d’un champ de recherche et d’un bouton New Template pour ajouter un nouveau template.
Gorgia fera clairement gagner du temps à tous ceux qui ont pour habitude de répéter des phrases dans leur mail en leur évitant de les taper encore et encore au clavier. Quelques raccourcis bien configurés seront d’une aide précieuse pour améliorer la productivité dans le traitement de ses mails.
À télécharger sur Chrome Web Store : Gorgias
