Les outils de gestion de données dans Excel

Excel est avant tout un tableur. Mais que serait un tableur sans données à analyser ? Les fonctionnalités de gestion de données n’ont cessé d’évoluer au fil des versions : des outils de recherche, des utilitaires de contrôle de doublons et bien d’autres possibilités qu’il est temps de découvrir…

Avant de découvrir certaines fonctionnalités de gestion de données, voici un tour d’horizon de la barre de menus dédiée : il s’agit du menu Données.

On y retrouve un premier groupe pour l’intégration de données externes venant d’Access, du Web, de fichiers texte. etc. Un second groupe propose de définir les connexions OCBC et autres vers des bases de données externes.

Le groupe le plus connu reste certainement le groupe Trier et Filtrer que les utilisateurs d’Excel exploitent quotidiennement. Les outils de données (le groupe suivant) permettent de découper des données, de remplir automatiquement des cellules, de définir des masques de saisie (validation) sous la forme de contraintes (dates, listes, etc.) ou encore de détecter des doublons dans une liste.

illustration-spreadsheet

Les commandes de gestion de données

La fonctionnalité la plus remarquable est probablement la recherche de doublons ; fonctionnalité que les utilisateurs des anciennes versions simulaient à l’aide de diverses formules, plus ou moins complexes, faisant référence à la cellule précédente et la cellule suivante.

Désormais, il suffit de sélectionner une zone et de déclencher la commande Supprimer les doublons pour instantanément disposer d’une liste débarrassée de ses éventuelles valeurs multiples.

Attention, lorsque vous utilisez cette fonctionnalité, les données en double sont supprimées de façon définitive. Pensez à copier au préalable les données originales dans une autre feuille de calcul de façon à ne pas perdre des informations par inadvertance.

Ceci étant, vous pouvez vous contenter de simplement mettre en évidence les doublons sans pour autant les supprimer. Pour ce faire, servez-vous de la mise en forme conditionnelle. Sélectionnez les cellules dans lesquelles vous voulez vérifier la présence de doublons, puis cliquez sur Accueil/Mise en forme conditionnelle/Règles de mise en surbrillance des cellules/Valeurs en double.

Le remplissage instantané

Vous connaissez la fonctionnalité de recopie incrémentée qui vous permet de simuler la saisie d’une grande quantité d’informations répétitives.

Si la mise en forme de certaines informations dans Excel ne vous convient pas, servez-vous du remplissage instantané (nouvelle fonctionnalité à partir d’Excel 2013) pour renseigner des données sur la base d’un exemple.

Le remplissage instantané s’applique dès lors qu’il reconnaît un modèle dans vos données et fonctionne de manière optimale lorsque vos données présentent une certaine cohérence.

Le remplissage instantané est activé par défaut et renseigne automatiquement vos données lorsqu’il détecte un modèle.

Pour vérifier si le remplissage instantané est activé, cliquez sur Fichier/Options puis sur Avancé. Vérifiez que la case Remplissage Instantané automatique est cochée.

Séparez un nom d’un prénom dans Excel

Excel propose depuis la version 2013 une fonction de découpage automatique d’un nom complet (constitué typiquement du Nom suivi du Prénom). L’utilitaire se présente tel l’assistant d’importation et vous permet de choisir le mode de découpage : longueur fixe ou délimitée par un caractère spécifique (espace, virgule, etc.).

La valeur cible

Pour une analyse simple et instantanée, la fonctionnalité de valeur cible peut vous être fort utile. Considérons une formule quelconque dont le résultat est 1234 lorsque vous saisissez en donnée d’entrée la valeur 15.

Parfois, il faut deviner la valeur du paramètre d’entrée pour un résultat connu. C’est ce que permet la fonctionnalité de valeur cible (l’équivalent d’une recherche d’antécédent de fonction en mathématique).

Valeur cible et Table de données

Pour retrouver une valeur d’entrée en fonction d’un résultat, servez-vous de la fonctionnalité de Valeur cible. Pour retrouver plusieurs entrées, utilisez la fonctionnalité de Table de données. Ces deux fonctions sont accessibles à partir du bouton Analyse scénarios du groupe Outils de données.

Les sources de données externes

Excel accepte des données classiques (tables Access, fichiers texte, etc.), mais aussi des sources de données directement connectées au Web (Base de données SQL Server, Flux Windows Azure DataMarket, etc.).

Pour importer des données dans Excel, vous pouvez vous servir des connexions existantes ou créer vos propres connexions.

Pour utiliser une connexion de données existante, choisissez Connexions existantes puis Rechercher pour ouvrir la boîte de dialogue de sélection d’une source de données. Spécifiez l’emplacement de la source de données à utiliser, sélectionnez-la puis cliquez sur Ouvrir.

À partir de la page Importer des données, choisissez un mode d’affichage et validez par OK.

Si vous ne disposez pas d’une connexion existante, vous pouvez en créer une nouvelle. Sous l’onglet Données, dans le groupe Données externes, choisissez l’une des options (Access, site Web, Texte ou autres sources).

L’Assistant de Connexion de données s’ouvre alors. Les options disponibles dépendent de la source de données utilisée. Selon votre environnement, les connexions de données externes utilisées dans votre classeur peuvent ne pas être prises en charge. Dans ce cas, vous n’aurez alors pas la possibilité d’actualiser les données du classeur ni de les afficher dans une fenêtre de navigateur.

Power Pivot pour l’analyse des données

Power Pivot est un complément Excel 2013 que vous pouvez utiliser pour effectuer une analyse de données et créer des modèles de données élaborés. Power Pivot vous permet de modifier de grandes quantités de données à partir de différentes sources, d’effectuer une analyse des informations rapidement et de partager des analyses en toute simplicité.

Vous pouvez créer un modèle de données (une collection de tables avec des relations). Toutes les données que vous importez dans Excel sont disponibles dans Power Pivot, et inversement.

La principale différence entre Power Pivot et Excel est que vous pouvez créer un modèle de données beaucoup plus complexe lorsque vous travaillez dans la fenêtre Power Pivot.

Des masques de saisie de données

Excel vous permet de limiter les erreurs de saisie en contrôlant les valeurs proposées par l’utilisateur. Il est par exemple possible de limiter la saisie dans une cellule à une date, à un intervalle de valeurs (par exemple un entier compris entre 11 et 99) ou encore de proposer directement dans la cellule à saisir une liste déroulante contenant uniquement les valeurs autorisées.

Pour ce faire, cliquez sur le bouton Validation de données du groupe Outils de données.

Publicités
%d blogueurs aiment cette page :