Mettre les chiffres en valeur avec Excel

Quoi de plus rébarbatif qu’un tableau de nombres ? Pour le rendre plus séduisant et plus explicite, exploitez les nombreuses possibilités graphiques du tableur Excel.

Un dessin vaut mieux qu’un long discours ! Une maxime qui s’applique aussi aux chiffres. En effet, que ce soit pour présenter un bilan financier ou l’évolution de vos performances sportives, un tableau de données chiffrées est peu parlant.

Sans doute avez-vous déjà utilisé les fonctions graphiques de base d’Excel. Mais pourquoi vous contenter du sempiternel histogramme ou camembert, alors que votre tableur sait en faire bien davantage ?

Dans ce pas-à-pas, je vais vous montrer comment personnaliser vos graphiques, y mettre de la couleur, du relief et y appliquer des textures. Excel est même capable d’analyser votre série de chiffres et de vous proposer la représentation graphique la plus explicite. Vous auriez tort de vous priver d’un tel confort.

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Adoptez le bon format de fichier

La plupart des manipulations décrites ici ne s’appliquent qu’aux feuilles de calcul au format Excel. Votre fichier doit donc porter l’extension .xlsx ou .xslm.

S’il est du type XLS (le format des anciennes versions du tableur), déroulez le menu Fichier, Enregistrer sous et, dans la liste Type, choisissez Classeur Excel (*.xlsx).

Laissez Excel faire le travail

Vous hésitez entre différents types de diagrammes ? Laissez le tableur choisir ! Sélectionnez votre tableau de chiffres (y compris la ligne et la colonne d’en-têtes) puis, dans le menu Insertion, cliquez sur Graphiques recommandés.

Excel n’affiche que les modèles présentant une vue bien lisible de vos données. Optez pour un des gabarits proposés et cliquez sur OK. C’est fini ! Un clic sur Titre du graphique vous offre la possibilité d’y saisir le texte qui vous convient.

Osez la couleur

Par défaut, les graphiques d’Excel adoptent des couleurs plutôt ternes. Pour modifier la teinte d’une série de données, faites un clic droit sur cette dernière et choisissez Mettre en forme une série de données.

Dans l’onglet Remplissage (un pot de peinture), optez pour Remplissage uni ou Dégradé.

Plus original: insérez une image dans vos graphiques, elle s’ajustera automatiquement à la taille des barres de l’histogramme.

Pour cela, retournez sur l’onglet Remplissage, cochez Remplissage avec Image ou texture, puis cliquez sur Fichier et parcourez l’arborescence du disque dur à la recherche d’une photo.

Décorez le fond

Un diagramme sur fond blanc, ce n’est pas très attirant. Pour y mettre un peu de gaîté, faites un clic droit sur le fond du graphique et activez Format de la zone de graphique.

Sélectionnez ensuite l’onglet Remplissage et cochez Remplissage avec image ou texture.

Maintenant, cliquez sur la flèche située en face du mot Texture et choisissez un des motifs proposés. S’il est sombre, vous devrez colorer en blanc, en effectuant un clic droit, vos titres, échelles et légendes.

Donnez du relief à vos données

Dans la galerie de graphiques d’Excel, figurent de nombreux modèles en 3D. Sachez qu’une fois le diagramme créé, rien ne vous empêche de le modifier à votre guise.

Commençons par la perspective : faites un clic droit sur une des barres et choisissez Rotation 3D. Dans le volet latéral, changez les valeurs Rotation X, Rotation Y et Rotation Z afin de faire tourner votre graphique dans toutes les directions.

Essayez les minigraphiques

Sur votre feuille, vous n’avez plus de place pour insérer un graphique ? Faites-le tenir dans une cellule. Pour cela, sélectionnez les cases contenant vos données (une seule ligne ou colonne de chiffres, sans en-tête).

Dans le menu Insertion, localisez ensuite la section Graphiques sparkline et cliquez sur Courbes ou Histogrammes. Une boîte de dialogue s’affiche.

Dans le champ Plage d’emplacements, choisissez alors la cellule qui contiendra le minigraphique et validez.

Ce dernier apparaît sous forme de petites barres de données (ou d’une ligne si vous avez opté pour Courbes). La couleur des barres ne vous plaît pas? Cliquez sur le minigraphique, activez le menu Création, déroulez la galerie Style et adoptez une autre nuance. Attention : la seule façon de supprimer un graphique sparkline consiste à cliquer sur la cellule avec le bouton droit de la souris, puis à choisir Graphiques sparkline, Supprimer…

Accentuez les différences

Excel ne donne pas toujours à vos graphiques l’échelle la plus adaptée.

Ainsi, si vos chiffres sont du même ordre de grandeur (2 425, 2 537, 2 418, 2 599, par exemple), vous aurez du mal à les distinguer, car toutes les barres d’histogrammes auront à peu près la même longueur. La solution: modifiez l’échelle verticale. Avec l’exemple qui précède, vous pourriez ainsi régler cette échelle de 2 400 à 2 600.

Dans votre graphique, faites un clic droit sur l’axe vertical et sélectionnez Mise en forme de l’axe. Saisissez les bornes dans les champs Minimum et Maximum. Pour valider, il suffit de changer de champ de saisie avec la touche Tab.

Utilisez deux échelles sur un même diagramme

Si vous devez représenter, sur un même graphique, deux séries de chiffres dont les ordres de grandeur sont très différents — par exemple, l’évolution des prix des Carambar et des Rolex —, vous allez très vite constater que les grandes valeurs « écrasent » les petites.

Afin d’éviter cela, utilisez deux échelles distinctes sur le même diagramme, une pour la série de grands chiffres, l’autre pour les petits.

Commencez par sélectionner les données que vous souhaitez représenter puis, dans le menu Insertion, cliquez sur la petite flèche située à côté de l’un des boutons d’options (Histogramme, Lignes, etc.).

Dans la fenêtre qui s’affiche, choisissez Autres histogrammes et activez l’onglet Tous les graphiques. Optez alors pour le type Graphique combiné.

Dans la fenêtre qui apparaît dessous, cochez l’option Axe secondaire et validez (OK).

Excel dessine alors deux échelles différentes : une à gauche pour la première série de données et une autre à droite pour la seconde série.

Faire ressortir les valeurs atypiques

L’autre façon de faire « parle r » vos chiffres consiste à colorer automatiquement ceux qui ont des valeurs extrêmes.

Après avoir sélectionné votre plage de données, rendez-vous dans le menu Accueil, cliquez sur l’option Mise en forme conditionnelle, Nuances de couleurs et choisissez un thème.

Avec le premier modèle, les chiffres les plus petits se parent de rouge et les plus élevés de vert. Quant aux valeurs intermédiaires, elles reçoivent un dégradé entre ces deux teintes.

Peut-être souhaitez-vous ne colorer que les chiffres qui dépassent une certaine valeur ? Facile: toujours dans le menu Mise en forme conditionnelle, optez pour Règles de mise en surbrillance des cellules, Supérieur à…

Saisissez la valeur de seuil puis, dans la liste voisine, choisissez un format, par exemple Texte rouge, et validez (OK).

Si vous allez faire un tour dans le menu intitulé Gérer les règles, vous trouverez de nombreuses façons de personnaliser le format d’affichage. Il est possible, notamment, de faire apparaître en gras et en rouge sur fond jaune les chiffres compris entre 150 et 160.

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