La version Web de Gmail intègre un module de réponse automatique aux mails pour signaler à ses correspondants que l’on n’est pas disponible pour le moment pour répondre à leurs messages. Cela évite de laisser sans réponse leurs mails ce qui peut être problématique dans certaines professions ou activités qui demandent une présence 7 jours sur 7. On y accède depuis les paramètres de Gmail sur l’onglet Général en configurant les options disponibles dans la rubrique Réponse automatique. Classiquement, on met en place un répondeur automatique de ce type quand on part en vacances, en indiquant par exemple la date de son retour et les coordonnées d’une personne à contacter en cas d’urgence qui sera susceptible de prendre le relai pour régler un problème ou suivre un dossier. Ce gestionnaire d’absence permet de prendre de véritables breaks en se sortant véritablement de son activité professionnelle quotidienne et surtout de résister à la tentation de consulter ses mails juste au cas où, ou pour répondre à une situation d’urgence le plus souvent très exagérée par des contacts pros.
Jusqu’à la version 4.7 du client Gmail pour Android (j’ignore ce qu’il en est pour la version pour iPhone), il n’était pas possible de configurer un gestionnaire d’absence directement depuis son téléphone, il fallait nécessairement passer par la version Web du client de messagerie de Google.
Cette lacune n’est plus d’actualité puisque la version 4.7 de Gmail (et les suivantes) pour Android prévoit cette fonctionnalité. On accède au gestionnaire d’absence depuis les paramètres de l’application Gmail. Si plusieurs comptes Gmail sont configurés sur le smartphone, on peut configurer un gestionnaire d’absence individuellement pour chacun d’entre eux en sélectionnant les comptes à prendre en compte l’un après l’autre.

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  • Cliquer sur Répondeur automatique pour activer la fonctionnalité
  • Indiquer une date de début et une date de fin (facultative) pour lesquelles le répondeur automatique va être actif (en indiquant une date de fin, le risque d’oublier de désactiver le répondeur automatique est moindre)
  • Saisir le texte du message à envoyer à ses contacts qu’ils recevront automatiquement en réponse à leurs messages. Pour la version Web de Gmail, une réponse automatique est envoyée à tous les messages que vous recevez. Si un contact vous envoie plusieurs messages, cette réponse automatique est envoyée une fois tous les 4 jours maximum. Je suppose que ce fonctionnement est repris sur la version mobile de Gmail.
  • Une option permet de n’envoyer cette réponse automatique qu’aux contacts connus (ceux du carnet d’adresses)
  • Pour finir cliquer sur OK pour valider

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Pour désactiver le répondeur automatique, il suffit de retourner dans le module et de cliquer sur Désactivé.

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Article rédigé par Eric Weyland