Création de rapports avec Access

Microsoft Access est un logiciel de base de données qui nécessite des connaissances particulières sur le sujet. Néanmoins, sans être un pro de la base de données, il est facile de créer des rapports (des états) à partir de différentes sources, dont des fichiers Excel.

Il est parfois plus facile de créer une table Access (ou de se baser sur un tableau Excel) pour créer un rapport papier plutôt que d’utiliser Word. En outre, une fois la mise en page de l’état définie, toutes les modifications se font au niveau de la table ou de la feuille Excel.

Sans détailler le concept des bases de données, voyons comment arriver en quelques clics à un tel résultat.

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Qu’est-ce qu’un état ?

Un état (ou encore un rapport dans d’autres logiciels de bases de données) vous permet de représenter les enregistrements d’une base de données dans un format dédié à l’impression sur papier.

Avec un état, on réalise souvent des opérations de regroupement afin de disposer d’une synthèse (plus digeste lorsqu’il s’agit — in fine — d’un document imprimé).

Dans un état, il est aussi possible de définir des règles de tri uniquement pour l’impression (règles éventuellement différentes de celles utilisées à l’écran sous Access).

Il est possible de générer automatiquement un état à partir de tous les champs d’une table ou d’une requête présélectionnée.

L’option État vide vous permet de construire directement un état en mode d’affichage État : un volet avec des outils ainsi que la liste des champs apparaissent à droite de l’écran. Il ne reste plus qu’à effectuer un cliquer-glisser pour instantanément visualiser le résultat (mode d’aperçu d’état).

Il est possible par ailleurs de faire appel à l’Assistant d’état qui vous guidera étape par étape ou à l’assistant Étiquettes pour créer des étiquettes dans un processus de publipostage.

Pour le moment, nous vous proposons de cliquer sur Création d’état pour générer un document vide qui vous permettra de découvrir les fonctionnalités de base.

La source de l’état

Un état est dit dépendant lorsqu’il est associé de manière sous-jacente à une source d’informations (une table, une requête, une feuille Excel, etc.).

À l’inverse, un état indépendant n’est attaché à aucune source de données. Cela peut servir à imprimer des éléments graphiques ou des informations libres (non dépendantes des enregistrements de la base de données).

Pour créer un état dépendant, il faut le rattacher à une table ou une requête. Pour ce faire, affichez la fenêtre de l’état, effectuez-y un clic droit puis sélectionnez dans le menu la commande Propriétés. Dans la fenêtre des propriétés, cliquez sur l’onglet Données et servez-vous de la liste déroulante pour choisir la source de données.

Importez les données sources

Sans entrer dans les détails de conception d’une base de données, il est possible de copier, d’importer ou de lier un tableau Excel à Access et de s’en servir comme source de données pour un état.

La méthode la plus simple consiste en un copier-coller dans une feuille de données Access. Si vous collez des données provenant de plusieurs feuilles de calcul dans une feuille Access, vérifiez que l’ordre des colonnes correspond à celui des données à copier.

Pour commencer, lancez Excel, puis ouvrez la feuille de calcul contenant les données à copier. Sélectionnez les lignes que vous souhaitez copier. Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Presse-papiers, cliquez sur Copier.

Lancez ensuite Access, puis ouvrez la table ou la requête dans laquelle vous souhaitez copier les lignes. Lorsque la feuille de données est affichée, à partir de l’onglet Feuille de données, dans le groupe Affichages, cliquez sur Affichage, puis sur Mode Feuille de données.

Activez l’onglet Accueil puis cliquez sur Coller s’il s’agit de remplacer des données existantes.

Pour ajouter les données en tant que nouveaux enregistrements, sous l’onglet Accueil, dans le groupe Presse-papiers, activez le menu Édition puis cliquez sur Coller par ajout.

Concevoir l’état

Une fois les données importées et la source de l’état définie, il ne reste plus qu’à positionner les contrôles de conception de l’état en faisant attention de placer les éléments dans les bonnes sections (entête d’état, entête de page, etc.).

Dans le groupe Outils de création d’états puis l’onglet Création, cliquez sur le bouton Ajouter des champs existants pour accéder aux champs disponibles.

Le positionnement des champs se fait ensuite à l’aide des poignées entourant chaque élément (attention toutefois à ne pas confondre le titre de l’élément de son contenu).

N’hésitez pas à cliquer sur Aperçu d’état pour visualiser le rendu de votre état et souvenez-vous que c’est en forgeant que l’on devient forgeron…

Insérer un saut de page dans un état

Pour insérer un saut de page, ouvrez votre état en mode Création, activez l’onglet Création puis cliquez sur Insérer un saut de page (dans le groupe Contrôles). Cliquez dans la zone de l’état à l’endroit où vous souhaitez placer le contrôle de saut de page. Access indique alors la présence de ce saut de page sur le bord gauche de l’état par un petit trait si vous êtes en mode Aperçu avant impression ou en mode État (les sauts de page ne sont pas visibles en mode Page). Pour supprimer un saut de page, sélectionnez-le puis appuyez au clavier sur la touche [Suppr].

Le principe des sections

Les données d’un état Access sont traitées enregistrement par enregistrement. Le fait d’afficher l’état en mode Création permet de définir chaque ligne à imprimer. À chaque changement, il suffit de déclencher le mode Aperçu pour contrôler le résultat.

La section Entête d’état vous permet de disposer un élément en début d’état (généralement utilisé pour le titre). La section Entête de page affiche les éléments en haut de chaque page de l’état (pratique pour la numérotation ou pour répéter un logo sur chaque page).

On peut aussi positionner des éléments à chaque groupe d’informations (section Entête de groupe).

On retrouve à l’inverse des sections Pied de groupe, Pied de page et Pied d’état. Le cœur même de l’état est la section Détail qui contient généralement les données principales.

Le fait de disposer un contrôle dans une section ou une autre conditionne sa position à l’impression (en début de page, à chaque page, etc.).

Excel et Access

Un transfert de données par copier-coller ne vous permet pas de conserver le lien avec le fichier Excel source. Si vous souhaitez travailler sous Access tout en conservant la possibilité de modifier les enregistrements source depuis Excel, il faudra effectuer une liaison : Données externes / Excel / Lier à la source de données en créant une table attachée.

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