Quand on rédige un texte, que ce soit avec Word ou toute autre application de traitement de texte, le rédacteur, s’il travaille en solo, ne souhaite pas que son travail soit modifié par n’importe qui.
C’est d’autant plus vrai quand on travaille en entreprise où le sens des mots est important. Une modification effectuée dans un document juridique ou commercial par une personne non qualifiée ou irresponsable peut alors avoir de funestes conséquences.
Par conséquent, on peut vouloir restreindre l’édition d’un document dans Word, c’est-à-dire autoriser seulement sa lecture et son impression, mais pas la modification du texte qui doit rester intouché.
Cela revient à mettre une sécurité d’accès en lecture seule sur un document Word qui va ainsi être protégé par un mot de passe qui lui seul permettra la modification ultérieure du document, à priori par son rédacteur initial quand le mot de passe est connu de lui seul.
À priori seul l’auteur du document peut déverrouiller un document Word en lecture seule dans la mesure où le mot de passe de déverrouillage en accès complet n’est pas communiqué à des tierces personnes, ce qui reviendrait à rendre cette manipulation de protection complètement inutile.
Voilà la marche à suivre pour empêcher la modification d’un document sous Word. La manipulation est valable pour les versions récentes de Microsoft Word, à partir de la version 2010 de l’application de traitement de texte.
Pour commencer, ouvrir le document à protéger dans le logiciel Microsoft Word.
Dans le menu Fichier / Informations cliquer sur le menu Autorisations puis choisir l’option Restreindre la modification.
Dans la boîte de dialogue Restreindre la mise en forme et la modification, cocher la case Autoriser uniquement ce type de modifications dans le document et choisir Aucune modification (Lecture seule) dans le menu juste en dessous.
Valider la modification d’accès en cliquant sur le bouton Activer la protection.
Il faut alors saisir un mot de passe de son choix et le confirmer pour protéger le document Word.
À partir de là le document Word en question n’est plus modifiable sans saisie du mot de passe approprié pour le déverrouiller. Cela est affiché dans la barre d’état de Word par l’indication Modification non autorisée, car la sélection est verrouillée.
Seul quelqu’un connaissant le mot de passe pourra modifier le document en cliquant sur l’option Désactiver la protection.
Il convient d’être prudent avec la protection d’un document avec un mot de passe, car en cas d’oubli de ce dernier, il sera pratiquement impossible de modifier le document sans le récréer de toute pièce en le ressaisissant.
