Automatisation de Word avec des champs

Le principe des champs sous Word a toujours existé. Néanmoins, au fil des versions, l’exploitation de cette technique devient de plus en plus facile. Une raison de plus pour ne pas se priver de ces possibilités d’automatisme

Le principe de champs de Word permet de réserver des espaces pour intégrer des informations variables issues d’une saisie à l’ouverture du document ou émanant de l’espace de travail environnant, l’heure système, la date, etc.).

On retrouve ce principe de champs lorsque l’on utilise sous Word les liens hypertextes, les tables des matières, les fonctions de calcul, etc.

Parmi les champs les plus courants, on retrouve la date, le nom de l’auteur du document, le nombre de pages, etc. Les champs interviennent aussi dans les calculs ou encore dans les opérations de publipostage.

Un champ est constitué de deux parties distinctes : le code de champ et les éventuels commutateurs. Par exemple le champ { AUTHOR \* Lower \* MERGEFORMAT } affiche le nom de l’auteur du document en minuscules.

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Insérez un code de champ

Pour insérer un champ dans un document, vous disposez de diverses commandes de menus (pour les numéros de page, la table des matières, etc.).

Il est aussi possible d’insérer manuellement dans un document le code d’un champ. Il suffit pour cela d’utiliser la combinaison de touches Ctrl + F9.

L’espace de saisie du code est encadré par des accolades { }. Une fois un champ inséré, un clic droit permet d’afficher un menu contextuel offrant diverses options de personnalisation du champ (ajout de commutateurs, actualisation, options de formatage, etc.).

Pour sélectionner un champ, il suffit d’y effectuer un clic. Dès lors l’information générée par le champ s’affiche en grisé. Si vous cliquez sur la commande Basculer le code de champ (dans le menu contextuel déclenché par un clic droit de souris sur la zone) vous visualiserez le code du champ et ses éventuels commutateurs.

Empêcher la mise à jour d’un champ

Par défaut, les champs contiennent des informations qui sont remises à jour à l’ouverture du document. Il est parfois utile d’empêcher la mise à jour des champs (par exemple si vous souhaitez mémoriser l’heure d’ouverture du document).

Pour ce faire, il suffit d’utiliser la combinaison de touches Ctrl + F11 sur le champ. Dès lors, la bulle Mettre à jour s’affiche en grisé lors de la sélection du champ (de même que la commande correspondante dans le menu contextuel.

Les champs les plus classiques

Pour les champs les plus courants (numéros de page, légendes, table des matières, index, renvois, etc.), Word propose des commandes de menus et la composition du code de champ se fait alors automatiquement en toute transparence pour l’utilisateur.

Par exemple, avec un renvoi, vous allez pouvoir définir un lien hypertexte pour atteindre un autre endroit dans votre document. Vous pourriez utiliser un lien hypertexte HTML pour arriver au même résultat, mais le renvoi (en tant que champ) vous permet de spécifier des paramètres supplémentaires.

Vous pouvez pointer vers un signet, une légende, un titre ou encore une note de bas de page.

Si vous rencontrez des difficultés dans l’affichage, vérifiez les options de Word (Fichier/Options/Options avancées). Dans cette section, plusieurs options sont relatives à l’affichage et la mise à jour des champs.

Les champs de numérotation

L’un des champs les plus utilisés dans la catégorie des champs de numérotation est le champ NumAuto (même s’il est désormais conseillé d’utiliser Numlist).

Ce champ sert en effet à générer une numérotation automatique. Pour par exemple des références F1G01 — FIG02, etc., vous pouvez utiliser une numérotation automatique avec le champ SEQ.

L’avantage est que si par copier-coller vous inversez les portions de textes FIG01 et FIG02, vous aurez une rénumérotation automatique ordonnée de vos références de figures.

Le champ SEQ s’utilise avec un identificateur (par exemple { SEQ NumeroFigure }). À chaque répétition, de ce champ, la valeur est incrémentée de 1.

On retrouve aussi dans cette catégorie de champs, le champ de numérotation de page (code Page). Ce champ permet d’insérer le numéro de la page active.

De même, le champ PageDeSection permet d’insérer le nombre de pages de la section en cours.

Ce champ est généralement couplé avec Section qui affiche le numéro de la section active.

Comprendre les commutateurs de champs

Il existe globalement trois types de commutateurs de champs.

Le commutateur \* pour la mise en forme du texte, le commutateur \# pour le format des nombres et \@ pour la mise en forme des dates.

Par exemple, pour un texte, le fait de préciser \* Caps affichera toutes les premières lettres des mots du champ en majuscule.

De même, \* Upper affichera toutes les lettres en majuscule.

Pour les nombres, si vous souhaitez afficher deux décimales pour un nombre, il suffit d’ajouter le commutateur \# avec l’option suivante : #.###,00.

Enfin, pour les dates, le format s’apparente à ce que l’on retrouve sous Excel. Par exemple pour afficher lundi 07 janvier 2017, il faudra utiliser le champ : { DATE \@ « dddd dd MMMM yyyy » }.

Les champs d’automatisation

Avec un champ d’automatisation tel que boutonAtteindre, vous pouvez placer sur votre document Word un bouton qui — par exemple — permettrait d’atteindre automatiquement une zone de saisie définie par un signet (il faut bien évidemment définir le signet au préalable).

Le code du champ se présenterait ainsi : { GOTOBUTTON SaisieNom Cliquez ICI pour saisir votre nom }

Le signet à atteindre étant nommé dans ce cas SaisieNom.

Toujours dans une logique d’automatisation, Word propose le champ boutonMacro qui permet par double-clic de lancer une macro. Vous pouvez ainsi lancer des commandes intégrées de Word mais aussi vos propres macros…

Avec les champs d’automatisation de Word, le champ des possibles est quasiment infini.

La boîte de paramétrage des champs

Lors d’un clic avec le bouton droit de la souris, on peut sélectionner, dans le menu contextuel, la commande Basculer le code de champ pour en savoir un peu plus sur les possibilités offertes par le champ et les éventuels commutateurs associés.

Les champs sont classés par catégories (Date et Heure, Numérotation, Tables et index, etc.).

À chaque sélection d’un champ, vous afficherez à droite les propriétés associées et — s’il y a lieu — les différentes options associées (qui se traduiront dans le code de champ par des commutateurs).

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