Astuces pour mieux utiliser les outils bureautiques

La suite Office offre une multitude de possibilités pour travailler vos textes, faire vos calculs, communiquer, etc. Pour vous guider dans la prise en main de ces outils très (trop) riches en fonctionnalités, voici quelques astuces permettant d’en tirer parti aussi bien à la maison qu’au bureau.

Commençons par l’écriture d’un document long. Cette tâche peut devenir problématique, surtout si vous y travaillez à plusieurs.

Ainsi, si vous voulez rédiger vos mémoires ou collaborer à plusieurs sur un rapport par exemple, Word présente une fonction dédiée aux longs documents : le Document Maître.

L’utilisation d’un Document Maître permet le découpage d’un projet en plusieurs fichiers plus petits. Ces sous-documents sont indépendants, mais liés entre eux par l’intermédiaire du Document Maître qui fait office de colonne vertébrale pour votre projet. Il simplifie ainsi la gestion de l’ensemble tout en conservant le contenu dans différents fichiers plus simple à répartir entre plusieurs personnes par exemple.

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Une gestion centralisée

Dans la pratique, un Document Maître est un document central qui contient des liens pointant vers les sous-documents.

À son ouverture, le texte apparaît dans son intégralité, mais le contenu est reparti dans les sous-documents. Ces sous-documents restent indépendants, vous pouvez ainsi les rédiger indépendamment puis morceler et repartir la rédaction entre plusieurs personnes.

Cette organisation simplifie le travail de groupe, car en complément le Document Maître permet de contrôler l’accès au sous-document en appliquant des droits d’accès.

Vous pouvez alors autoriser la consultation et/ou la modification indépendamment pour chaque sous-document si vous le souhaitez.

Ensuite, une fois votre document stocké sur le réseau domestique, chaque intervenant pourra travailler sur sa partie sans interférer sur celles des autres.

En complément, l’utilisation du Document Maître permet de générer un index, une table des matières, des renvois et des en-têtes qui sont alors appliqués à tous les sous-documents.

Créez un Document Maître

Pour commencer la création d’un Document Maître, vous allez devoir vous concentrer sur son contenu. Car c’est le plan détaillé qui va servir de support. Notez que vous n’avez pas à vous limiter sur le nombre de chapitres ou de sous-sections

Word permet de créer un nombre illimité de sous-documents, soit autant que de parties dans le plan.

Si vous voulez commencer à partir d’un texte existant, notez que vous pouvez très bien intégrer un fichier déjà rédigé en tant que sous-document ou le transformer lui-même en Document Maître. Voici comment procéder.

Ouvrez Word puis créez un nouveau document. Pour cela, rendez-vous dans le menu Fichier, cliquez sur Nouveau dans le volet de gauche puis sélectionnez Document vierge. Ensuite, allez dans la section Affichage située dans le ruban en haut de la fenêtre de Word. Cliquez alors sur Plan.

Le ruban des options affiche alors une section Mode Plan, dans cette dernière cliquez sur Afficher le document pour afficher les options propres aux documents maître.

Ajoutez un sous-document

Pour intégrer un sous-document, cliquez sur Insérer dans les options relatives au document maître situées dans le ruban. Puis, dans la fenêtre qui s’ouvre, parcourez les dossiers de votre disque dur afin d’indiquer où se trouve le fichier.

Une fois sélectionné, cliquez sur Ouvrir. Le sous-document ainsi indiqué apparaît alors dans le Document Maître à l’endroit où était positionné le curseur.

Une fois que tous les sous-documents sont insérés et donc liés au Document Maître, l’enregistrement du Document Maître déclenche automatiquement l’enregistrement de tous les sous-documents qui ont été modifiés. Vous pourrez aussi accéder à la commande Supprimer le lien.

Dès lors, il vous suffit de cliquer sur un lien et sélectionnez cette option pour désolidariser le Document Maître et le sous-document. Une fois le lien coupé, les modifications dans le Document Maître sont uniquement enregistrées dans celui-ci tandis que lorsque le lien est maintenu, la modification est également appliquée aux sous-documents.

Notez que vous pouvez ajouter autant de documents que vous le souhaitez en répétant la procédure.

Convertissez un document en Document Maître

Si vous avez déjà commencé à écrire votre texte, sachez qu’il est possible de convertir ce document en Document Maître. Mais il faut alors préparer votre texte en soignant sa mise en forme.

Dans votre document qui va devenir votre Document Maître, sélectionnez le texte que vous souhaitez séparer en sous-documents en prenant soin de commencer votre sélection par du texte mis en forme avec le style de titre ou le niveau de plan qui va être utilisé en tant que repère par Word pour marquer le début de chaque sous-document.

Par exemple, si la sélection commence par un titre en style Titre, Word va créer un nouveau sous-document à chaque Titre qu’il va rencontrer dans le document.

Lancez le processus en cliquant sur Créer accessible dans les options lorsque vous cliquez sur le bouton Afficher le document. Une fois l’opération effectuée, il ne vous reste plus qu’à parcourir le document pour contrôler la bonne création des sous-documents. Ceux-ci sont représentés par du texte placé dans un cadre lorsque vous consultez le document en mode Plan.

Si la hiérarchie du texte et donc la création des sous-documents ne correspond pas à ce que vous souhaitez, c’est que vous n’avez pas correctement mis en forme son contenu. Word met les titres en forme à l’aide du style de titre prédéfini Titre 1. Attribuez donc ce style à chaque titre, choisissez Titre 1 pour le document et Titre 2 pour chaque sous-document, par exemple.

Ensuite, en mode Plan, vous devrez recourir aux boutons de la barre d’outils du Mode Plan. Cliquez sur le bouton Hausser d’un niveau (Alt+Maj+Haut) pour hausser le titre d’un niveau ou sur abaisser (Alt+Maj+Bas) pour abaisser le titre d’un niveau.

Enregistrez un document pour une ancienne version d’Office

Les versions d’Office se succèdent et chacune profite d’améliorations. Si bon nombre ce ces nouveautés concernent le moteur d’Office en lui-même, certaines ont un impact sur le format de fichier.

Avec la version 2007, les nouveaux noms d’extension ont posé quelques problèmes de compatibilité avec les suites alternatives et les anciennes versions d’Office. Ainsi, les .DOC sont devenus .DOCX, les .XLS, .XLSX, etc.

Si vous travaillez avec des utilisateurs disposant d’une ancienne version d’Office, ou d’une autre suite bureautique, telle qu’OpenOffice, un retour aux anciens formats peut être nécessaire.

Ainsi, vous pouvez soit utiliser cette fonctionnalité ponctuellement, soit définir un autre format par défaut. Notez que s’il ne s’agit pas d’un besoin ponctuel, vous pouvez aussi modifier la configuration de Word, Excel, PowerPoint pour choisir un autre format d’enregistrement par défaut. Il suffit de passer par la fonction Enregistrer sous disponible dans l’onglet Fichier.

Dans la fenêtre qui s’ouvre, vous nommez votre fichier puis, dans le champ Type, un large éventail de formats vous est proposé.

Pour le traitement de texte, préférez les formats 97-2003 ou, pour plus de compatibilité, le format RTF qui fait partie des classiques au détriment des enrichissements (mise en forme, etc.).

Si vous voulez définir un format et le sélectionner par défaut, ouvrez le logiciel que vous voulez paramétrer (Word, Excel, etc.) puis rendez-vous dans le menu, cliquez sur l’onglet Fichier puis sélectionnez Options.

Dans la fenêtre qui s’ouvre, allez dans la section Enregistrement. En regard de Enregistrer les fichiers au format suivant, choisissez le format qui sera utilisé par défaut.

Dans la section Dossier par défaut, vous pouvez aussi définir le dossier qui sera suggéré par Office pour l’enregistrement d’un fichier. Validez en cliquant sur OK.

Protégez vos fichiers par mot de passe

Pour garder certaines données confidentielles, vous avez la possibilité de protéger un document Word ou Excel en lui attribuant un mot de passe qui sera demandé à chaque ouverture.

Pour cela, lancez Excel, Word ou PowerPoint puis créez ou ouvrez le document que vous souhaitez protéger. Rendez-vous dans l’onglet Fichier. Cliquez sur Enregistrer sous.

Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur le menu Outils situé en bas à droite de la fenêtre. L’écran Options générales apparaît. Pour protéger votre fichier pour la lecture, cliquez sur le champ Mot de passe, saisissez-le et appuyez sur Entrée.

Une fois la confirmation de votre mot de passe validée, cliquez ensuite dans le champ Mot de passe pour la modification puis attribuez un mot de passe. Celui-ci peut être identique ou différent du précédent selon les possibilités que vous voulez offrir aux autres utilisateurs. Une fois ce mot de passe également validé, cliquez sur le bouton Enregistrer.

Éditez un fichier PDF

Aujourd’hui, le contenu devenant de plus en plus dématérialisé (les factures, les contrats…), vous pouvez avoir besoin d’éditer certains fichiers PDF.

Et plutôt que de de parcourir le Web à la recherche d’un logiciel inadapté, pourquoi ne pas utiliser Word ?

Sous Windows 10, rendez-vous sur le bureau Windows afin d’accéder à l’explorateur de fichiers. Faite un clic droit sur le fichier PDF que vous souhaitez ouvrir puis passez la souris sur l’option Ouvrir avec et sélectionnez Choisir le programme par défaut. Dans la fenêtre qui s’ouvre, choisissez Word dans la liste des programmes suggérés puis validez.

Personnalisez l’interface

Ouvrez l’un des modules d’Office puis créez un document. Rendez-vous dans l’onglet Fichier puis cliquez sur Options.

Dans la fenêtre qui s’ouvre, sélectionnez Personnaliser le Ruban. Une fenêtre s’ouvre. Elle présente deux colonnes, à gauche sont présentées les commandes que vous pouvez placer sur le Ruban.

La colonne présente quant à elle les commandes actuellement présentes sur le Ruban. Vous pouvez décocher des éléments de la colonne de droite afin de masquer tout un onglet. Si vous le souhaitez, vous pouvez créer un bouton personnalisé. Pour cela, cliquez sur le bouton Nouvel onglet.

Vous pouvez ensuite ajouter des commandes à partir de la colonne de gauche. Sélectionnez donc une commande puis cliquez sur Ajouter. Une fois terminé, validez en cliquant sur OK.

Enregistrez vos fichiers dans le cloud

Le cloud, en plus d’être à la mode, est aussi assez pratique. Il permet d’enregistrer des fichiers afin qu’ils soient accessibles de n’importe où et surtout depuis n’importe quel support.

Ainsi, vous pourrez avoir accès à ces fichiers à partir d’un smartphone afin de pouvoir les envoyer par mail par exemple.

Pour enregistrer un fichier sur OneDrive, commencez par exécuter l’un des logiciels de la suite Office puis créez un document. Rendez-vous ensuite dans l’onglet Fichier puis cliquez sur Enregistrez sous.

Dans la fenêtre qui s’ouvre, si OneDrive n’est pas présent, cliquez sur Ajouter un lieu puis sélectionnez OneDrive afin de saisir votre identifiant et votre mot de passe lorsqu’ils vous sont demandés pour accéder à votre espace de stockage.

Pour ouvrir un fichier enregistré sur OneDrive, lancez Word ou Excel par exemple puis rendez-vous dans l’onglet Fichier et cliquez sur Ouvrir. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur OneDrive puis accédez à vos fichiers stockés en ligne. Si OneDrive n’est pas présent, faites comme précédemment en cliquant sur Ajouter un lieu.

Insérez un tableau Excel dans Word

Si Word permet la création de tableaux, les calculs ne sont pas son point fort. Pour cela, mieux vaut recourir à Excel qui s’avère beaucoup plus adapté, notamment si ce tableau exploite des fonctions de calcul complexe et intégrer ce tableau dans votre document Word.

Ouvrez simultanément les documents Word et Excel que vous voulez intégrer l’un dans l’autre.

Dans Excel, sélectionnez les cellules du tableau puis copiez-les (cliquez droit et copiez). Rendez-vous ensuite dans Word et cliquez à l’endroit où vous souhaitez insérer le tableau.

Rendez-vous dans la section Accueil du Ruban puis cliquez sur la petite flèche en dessous de Coller et choisissez Collage spécial.

Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur Coller avec liaison pour lier le tableau collé à celui enregistré dans Excel.

Dans ce cas, toute modification apportée au tableau Excel d’origine est automatiquement reportée dans le document Word.

Si vous effectuez un collage classique pour insérer simplement le tableau, il devient de ce cas indépendant du tableau source.

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