Neuf astuces pour gagner du temps avec Excel

Le tableur de Microsoft Excel est un outil puissant, mais qu’il faut savoir maîtriser.

Ce billet présente neuf manipulations indispensables pour vous simplifier la création des feuilles de calcul et la saisie des données.

Logiciel clé de la suite Microsoft Office, Excel regorge de fonctions très pointues pour élaborer des feuilles de calcul, des tableaux et des graphiques complexes.

Encore faut-il savoir les mettre en œuvre. Et même lorsqu’on utilise ce tableur pour des travaux simples, il est bon de connaître quelques ficelles pour gagner du temps.

Voici donc neuf astuces qui vous faciliteront la tâche au quotidien avec l’outil de Microsoft.

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Personnalisez la barre d’outils Accès rapide

Placée au-dessus du ruban des fonctionnalités, la barre d’accès propose par défaut les boutons d’enregistrement, d’annulation ou de répétition de la dernière manipulation.

Sachez que vous pouvez y ajouter les commandes de votre choix. Pour cela, activez le dernier bouton de la barre d’outils afin de déployer le volet de personnalisation.

Dans le menu, pointez alors une commande que vous utilisez fréquemment et qui vous oblige à naviguer dans le ruban d’outils (Impression Rapide, par exemple).

L’icône de cette fonction s’ajoute à la barre d’outils Accès rapide et un clic suffit pour lancer l’impression du document ouvert.

Si vous souhaitez accéder à davantage d’options, sélectionnez l’intitulé Autres commandes.

Choisissez les fonctions qui vous sont indispensables, puis cliquez sur le bouton Ajouter afin de les glisser dans la liste. Terminez par OK pour valider votre opération.

Sélectionnez rapidement une plage de cellules

Recourir à la souris n’est pas le moyen le plus rapide pour sélectionner un ensemble de données.

Pour gagner en efficacité, cliquez dans la première cellule, appuyez simultanément sur les touches Ctrl + Maj du clavier, puis enfoncez la flèche du pavé directionnel qui pointe vers le bas de façon à englober l’ensemble des cellules d’une colonne.

Les autres flèches directionnelles servent à étendre la sélection à d’autres colonnes et lignes.

De son côté, la combinaison de touches Ctrl +Maj +Fin permet de sélectionner la zone comprise entre la cellule active et la première cellule de la feuille de calcul (A1).

Inversez le sens de lecture d’un tableau

Vous avez organisé votre feuille de calcul d’une certaine façon, mais à l’usage, il vous semble plus judicieux d’intervertir les lignes et les colonnes pour améliorer la lisibilité des données.

Sélectionnez la plage de cellules concernée, puis placez-la dans le presse-papiers (Ctrl + C).

Cliquez dans une cellule vide de la feuille ou dans une nouvelle feuille. Effectuez un clic droit, sélectionnez la commande Collage spécial, puis de nouveau Collage Spécial. Cochez Transposé et validez (OK). Les colonnes sont devenues des lignes et inversement.

Naviguez plus efficacement dans un classeur

Si votre classeur Excel a pris de l’embonpoint, les boutons de navigation situés en bas à gauche de l’interface ne suffisent plus pour faire défiler convenablement les feuilles.

Effectuez un clic droit sur ces boutons pour qu’apparaisse la liste des feuilles de calcul du classeur. Sélectionnez celle que vous voulez afficher.

Pour passer à la feuille suivante ou à la précédente dans un classeur, utilisez les raccourcis Ctrl +Page Bas ou Ctrl +Page Haut.

Recopiez des données sans effort

Lorsque vous saisissez une formule de calcul dans une cellule et que celle-ci doit être appliquée à l’ensemble de la colonne, vous pouvez utiliser la fonction de recopie incrémenté.

Le carré noir qui figure dans le coin inférieur droit de la cellule active ou de la plage sélectionnée est appelé « poignée de recopie ».

Placez le pointeur de votre souris sur l’extrémité inférieure droite de la sélection et cliquez sans relâcher jusqu’à la cellule désirée.

Non seulement la formule est automatiquement insérée, mais elle est en plus adaptée aux cellules à prendre en compte.

Par exemple, si vous avez entré la formule =(A2*B2) dans la cellule C2, la copie incrémentée ajoute automatiquement =(A3*B3) en C3, =(A4*B4) en C4

Répartissez le contenu d’une cellule dans deux colonnes

Si une cellule contient les nom et prénom d’un contact et que vous voulez répartir ces informations dans deux colonnes distinctes (Nom et Prénom), voici comment éviter de tout ressaisir à la main.

Sélectionnez la plage de cellules à convertir et activez l’onglet Données. Dans la section Outils de données, choisissez Convertir.

Cliquez ensuite sur Délimité afin de définir l’emplacement des séparateurs. Cliquez sur le bouton Suivant.

Indiquez à Excel le type de séparateur à prendre en compte. Par défaut, la case Tabulation est cochée.

Sélectionnez le caractère qui encadre les valeurs dans votre texte (dans notre cas, il s’agit d’une espace).

Lorsque le tableur rencontre ce caractère, tout le texte qui le suit et qui précède l’occurrence suivante est importé sous forme de valeur unique, même si le texte contient un caractère de séparation.

Excel affiche une alerte et vous demande de confirmer la modification des données. Acceptez.

Créez une liste de saisie

Disposer d’une liste de choix prédéfinis vous fera gagner un temps précieux et vous évitera des erreurs de saisie.

Allez sous l’onglet Données, cliquez sur le bouton Validation des données puis de nouveau sur Validation des données pour afficher la fenêtre de composition de la liste déroulante.

Activez ensuite l’onglet Options de la fenêtre Validation des données. Sélectionnez la liste déroulante Autoriser puis Liste.

Cochez les options Liste déroulante dans la cellule et Ignorer si Vide.

Dans la section Source, entrez les différentes valeurs qui apparaîtront dans la liste personnalisée et validez.

Dès lors, pour remplir la cellule, il vous suffira de choisir l’une des valeurs proposées par défaut.

Insérez une capture d’écran

Pour illustrer une feuille de calcul, il est possible de réaliser une capture d’écran depuis Excel.

Pour cela, activez l’onglet Insertion du ruban d’outils et optez pour Capture.

Un volet se déploie dans lequel figurent les fenêtres actives du Bureau. Pour insérer l’une d’elles dans la feuille de calcul, cliquez sur sa vignette.

Déplacez une feuille de calcul

Ouvrez le classeur Excel. Faites un clic droit sur l’onglet de la feuille de calcul et sélectionnez Déplacer ou copier.

Déroulez ensuite la liste Dans le classeur et choisissez le document qui accueillera la copie.

Pour l’insérer dans un document vierge, choisissez Nouveau classeur.

Si le classeur de destination contient déjà des feuilles de calcul, définissez la position de l’élément importé en indiquant, dans la liste Avant la feuille, après quel onglet il doit s’afficher.

Par défaut, la feuille de calcul est déplacée et n’apparaîtra plus dans le classeur d’origine. Pour éviter cela, cochez l’option Créer une copie avant de valider (OK).

Les raccourcis clavier indispensables d’Excel

  • Afficher la date du jour : CTRL ;
  • Insérer l’heure courante : CTRL :
  • Convertir en pourcentage : CTRL MAJ %
  • Ouvrir la boite de dialogue Format de cellule : CTRL MAJ 1
  • Afficher la fenêtre Insérer une fonction : MAJ F3
  • Afficher le menu contextuel de la cellule active : MAJ F10
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